物业招投标技巧分析
第一部分 物业管理招投标的基本程序——知己知彼,百战不殆
物业管理企业介入市场方式的发展
接管方式
直接应聘方式
投标方式
条例的要求
第二十四条 国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则,通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。
住宅物业的建设单位,应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业;投标人少于3个或者住宅规模较小的,经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准,可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业。
第五十七条 违反本条例的规定,住宅物业的建设单位未通过招投标的方式选聘物业管理企业或者未经批准,擅自采用协议方式选聘物业管理企业的,由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正,给予警告,可以并处10万元以下的罚款。
物业管理招标与投标的 一般过程
1.准备阶段
选择招标方式(公开招标/邀标)
成立招标领导小组(相关部门和专家)
确定招标项目、招标指导思想及原则
向社会发布招标公告。
相关链接——招投标方法和组织
方法:
注重目标物业管理与服务总体策划的招投标方式
确定物业管理费报价及费用测算的招标方式
无标底二步综合竞争招标方式(先服务质量比较,后价格评价)
组织
开发商招标 /小业主招标 /委托代理机构招标
2.招标阶段
)编写招标书 ——(案例:招标文件)
拟招标的物业基本情况 物业管理内容(基础服务管理、特殊要求管理)
对招标的有关说明(物业管理委托期限,物业移交日期、给物业管理提供的条件,以及其他需要说明的问题)
物业管理考核标准与奖惩措施
投标开标时间
投标单位资质审查
招标项目交底(标前会议,或者先到现场视察,再集中开标前会)
投标书的报送(物业机构)
3.开标阶段
评标委员会(专家组成)审阅投标文件
现场答辩(沟通)
评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书
评标委员会确定预选中标单位
公证员宣读公证书,确认中标单位(如有必要)
4.中标和订立合同
资料整理与归档
合同的主要条款
附件
物业管理招标的内容
(一)非经营性物业管理招标的内容
1.前期顾问服务内容
开发设计建设期间提供的管理顾问服务物业竣工验收前的管理顾问服务
住户入住及装修期间的管理顾问服务实质管理服务内容
物业管理的人力安排/保安服务/清洁服务/房屋及设施的维修保养服务/财务管理服务/绿化园艺管理服务/其他如上门特约服务等
(二)经营性物业管理招标的内容
内容:前期顾问服务/实质管理服务
主要目标——利润目标
前期顾问服务中重要服务内容是代业主制订物业的租金方案和租赁策略
实质管理服务中不断保持物业市场地位,维系收益的提升
第二部分 物业机构投标的过程——明知山有虎,偏向虎山行
投标前期工作
取得从业资格(国家资质/地区性资质)
筹措资金
收集招标物业相关资料
(1)报章杂志
(2)网络传输
(3)同行业公
(4)考察现场
进行投标可行性分析
招标物业条件分析
(1)物业性质(住宅小区 /服务型公寓 /写字楼 /商业楼宇)
(2)特殊服务要求(经营/联盟/特色服务)
(3)物业招标背景(特指性/背景)
(4)物业开发商状况(设计/施工质量 /招标原因)
本公司投标条件分析
(1)以往类似的物业管理经验
(2)人力资源优势
(3)技术优势(信息管理技术/绿色工程/高科技防盗安全设施 )
(4)财务管理优势(核算制度/分析方法/管理流程)
(5)劣势分析(竞争分析)
竞争者分析
(1)潜在竞争者(技术“黑马” /背景“黑马”
(2)同类物业管理公司的规模及其现接管物业的数量与质量(规模大小可能影响选择判断 )
(3)当地竞争者的地域优势
(4)经营方式差异
风险分析
经营风险/政策风险/是否套取资料
投标实施步骤
(一)购买阅读招标文件
(二)考察现场
前期介入查看房屋及设施设备/图纸
已经竣工视察项目标准:
工程项施工是否符合合同规定与设计图纸要求
技术经检验达到国家规定的质量标准
设备调试、试运转达到设计要求
确保外在质量无重大问题
周围公用设施分布情况
主要业主情况 (服务策划的重点)
当地的气候、地质、地理条件
制定管理服务方法及工作量
制定资金计划:预付款、保证金/接管期间费用支出
财务测算
明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件
计算或复核过服务工作量
掌握了物业现场基础信息
拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据
方案评估与调整
封送标书、保函
评标/答辩准备
链接: 物业管理的范畴(香港地产学会)
营运服务
工程服务
行政服务
客户管理服务
资产管理服务
投资服务
第三部分 物业管理服务方案编制技巧——找出亮点,放出光芒
第一节:提高管理服务水平 的整体设想与策划
A、采取什么样的物业管理模式
B、定下什么样的服务承诺
C、确定工作中的重点
D、采取什么样的具体措施
相关链接——定位(案例)
别墅
“五星级酒店”与“五星级酒店物业管理” 环境营造与CIS运用
(行为环境 /视觉环境 /情感环境 )写字楼
全方位整体经营/大厦整体形象 /楼宇设备管理
指导思想:真诚合作、专业保障、长远承担
新建住宅区(开发商招标)
标识导视系统
CI设计
信息处理指挥中心
远程电子购物系统
研究制订TY小区住宅小区生活质量的评价指标
消灭房屋空置率
旧住宅区(业主招标)
调研: “一个根本矛盾,两个意识被动,三个服务漏项”。
利益的根本矛盾/物业保值、增值意识被动/物业管理服务意识被动/物业形象服务缺乏/私人个性服务缺乏/沟通服务缺乏
物业管理改进工作
1、管理酬金定额收取,彻底照顾业主利益。
2、制定个性化酒店家居服务套餐式物业管理服务。
3、引入形象设计与建设概念,提升物业公司的形象。
4、提供物业租赁服务,满足业主需求
5、创造静态管理服务,提升管理层次。
6、开通渠道,保障有效沟通。
7、实行物业管理报告制度,提倡工作透明化
8、实施“温馨家园计划”,增加居民归属感。
9、倡导“邻居守望”,加强居民自治意识。
10、加强各方沟通,保障专业服务。
第二节:拟采取的管理方式、
工划、物质装备情况
一、拟采取的管理方式
A、组织系统 B、运作程序系统
C、信息反馈系统 D、激励系统
二、工作计划
A、前期管理工作计划
B、入住前期管理工作计划
C、正常期管理工作计划
三、物质装备计划
A、管理用房
B、员工宿舍
C、器械、工具、装备以及办公用品计划
第三节:管理人员的配备、人员培训及人员管理
一、管理人员的配备
A、制作人员配备图
B、管理人员职称、履历表、简历
C、各部门人员概况
二、管理人员的培训
A、培训计划
B、培训目标
C、培训内容
D、培训方式
三、管理人员的管理
A、确定标准,严格招聘
B、量才适用,合理配置
C、规范管理,分层实施
D、素质评价,绩效考核
E、激励驱动,留住人才
第四节:管理规章制度和住宅区档案的建立与管理
一、管理规章制度
A、管理规章制度 B、内部岗位责任制
C、管理运作制度 D、员工考核制度
二、住宅区档案建立与管理A、档案管理运作环节
B、档案资料的分类
第五节:各项指标的承诺及完成承诺指标采取的措施
A、制定各项指标的承诺
B、指标承诺的百分制
第六节: 社区文化活动及环境社区文化
A、社区文化活动的主要内容
B、社区文化制度建设
C、社区文化人员配备
D、社区文化活动场地
E、社区文化经费来源
F、社区文化活动计划
第七节: 便民服务与收支预算
一、便民服务
A、完善整体配套设施的前期介入
B、入住期的便民服务措施
C、日常期便民服务
D、服务项目
二、经费测算
A、经费测算的依据及说明
B、收入统计表
C、支出统计表
D、分期(例五年期)管理收支计划与分析
E、增收节支措施
链接——倒推法: 零基预算的编制程序
①由各部门提出预算期内可能发生的费用项目及费用额,而不考虑这些费用项目以往是否发生用发生额是多少;
②将全部的费用项目分为必须保证支出的费用项目和费用额可以增减变动的费用项目两大类;
③对各费用支出额可以增减增减变动的费用项目进行成本效益分析,并按照成本效益的大小进行排序;
④将预算期内可动用的经济资源在各费用支出之间进行分配。
分配时,首先满足必须保证支出的费用项目,然后再按成本效益的高低,将经济资源在费用额可以增减变动的费用项目之间进行优化分配。
实行二级核算
各项目(管理处)独立建帐,公司进行监督和指导
第八节:(如有必要) 智能化系统的管理与维护
A、智能化系统的组成及日常运行
B、智能化系统的保养、维护
C、高科技在物业管理中的作用及发展规划
第九节:日常物业管理
A、治安管理 B、车辆管理
C、环境管理与环保建设
D、对电梯等电气进行专业化管理
E、商业门店的管理
第十节: 物业维修养护计划和实施
A、两个基金的建立与增值情况
B、公用设施维修养护计划
C、房屋本体维修养护计划
D、两个基金的使用情况及分析
第四部分 物业管理投标展示技巧——创造条件,打动他人
赢得赞同是关键!!
投标书是竞标过程中重要的交流媒体
它要有机会在很短的时间内传递大量的信息
利用各种技巧以加强投标书的有效交流
强大的说服力使评标人员接受你的观点!
投标书的分册
分三到四册效果较好。
《主标书》——将各项主要内容、新管理方法和支持性文件明细目录归为一册,系统的体现;
《工作策划和方案》——计划性的日常工作规划、工作流程
《管理运作制度》——展现管理的规范归为一体;
《 CIS手册》( 如有必要)——从视觉上展示
管理的形象分项重点的展示
在招标书上对各分项目有一些要求,顺着各个项目内的要求逐个来叙述,加上其中的方案等内容,体量较大——可读性不高,易感到疲倦。
各分项之前有加个引言或提要——突出主要观念及与新思想
用引言或短句来强调重点——更能记住这些信息,吸引继续详细了解其中内容。
版面的编排
开篇处的空白尤为重要,增加这里的空白空间,同时用一个大号字作开头,能起到提高可读性,强调主题的效果。
页面也不能太拥挤,应留有50%的空白于边缘和内容之间。
句号、逗号和副标题等各种符号是引导阅读者注意力的路标,如果有必要作区别的话,可变化字体和字型,但要注意不同的字体服务不同的目的。
在字行间距上也要考虑一些因素,为了阅读时眼睛的舒适,可以适当增加行间距,然而过大的行间距却使人显得内容缺乏联系。
图形、图片的应用
在投标书上增加图形、图片、图表是很非常必要的,加强了投标书的可读性和信服力
在投标书中穿插使用图表、图形或图片等形象能够吸引阅读者的视觉兴趣,让人理解概念,提高投标书的雄辩效果。
一图胜千言---也许还不仅如此。在整个投标书中以公司标记,为标的物业设计的标志及其它图形用来作背景图案,不仅能提高可读性,而且能够为整个投标书创造出连续性的主题。
色彩的运用
研究结果表明色彩的作用能提高和增加理解力达73%,提高阅读愿望的程度达80%。
体现投标书的整体性,同时营造出自己的风格,提高投标书的可读性。
利用不同的色彩来标识出投标书各项目,既可帮助阅读者区别各章节内容,同时也能提高投标书的可读性和舒适性,也能利用彩色的变化来吸引阅读者的注意力,调整阅读过程的情绪,加强其对投标重点的记忆。
投标现场/答辩展示的技巧——有效沟通,赢得支持
运用视觉辅助材料
通过看和听,人们记住的时间会更长
采用水平模式而不是垂直模式
提高影响力的方式
视觉材料展示的结构
新的方式和内容
强调的重点
相关的数据
文字和图画安置的位置
引论或注解的放置
以创造性的方式展示出来
分析你的听众
人员的背景——专业/非专业
特征
与其他投标活动的关系
环境因素
会场的布置——礼堂/教室/U型会议/环桌
展示设备——种类/位置
报告/答辩位置
音响效果——麦克风的种类/音量
做一流的报告/答辩者
你才是主角!
展现个人气质——热情/微笑/灵活
保持仪表堂堂
着装——应和大家相似(正式点好)
姿势——站立(更具有感召力)
声音的手势
保持一定的音量
发音的清晰和表达
音量及调整
重音和节奏
报告/答辩过程中
正确使用视觉媒体
讲出更多的东西
不挡住屏幕位置
正确把握时间
与听者融合
鼓励交流
答辩常见问题
; 项目的基本情况和数据
财务预算的合理性和合法性
目标和承诺的实现方式
管理工作的流程
力资源问题
……
答辩应对技巧
引用数据
用法规政策说话
过往成功的经历和方法
自信果断和技巧性拖延结合
是也“是”,不是也是“是”
……
运用身体位置和动作
位置——站在视觉材料的右边
目光接触——信心的体现
手势和举止——不要紧握手或物品
