构建物业管理企业法律风险防控机制

作者单位：北京天鸿宝地物业管理经营有限公司

随着国有物业管理企业改制的不断深入发展，各项规章制度的不断完善，一个由国营企业转化为多元化股份制企业的改革体系已逐步形成。但是否能发挥新企业在市场经济竞争中的优势，是摆在企业经营者面前的一项重大课题。组织架构、人员编制的重组，制定企业的发展战略、品牌概念与竞争策略等工作，仅仅是新型企业向市场进军的一部分。经验告诫我们，构建法律风险防控机制是企业工作中不可缺少的重要组成部分。

以笔者所在公司为例，过去我们是国营企业，是集团下属的直属物业管理单位，公司必须严格执行上级的指令。企业制定相关政策，首先考虑的是上级主管部门的调控模式，从某种意义上讲，企业受到相应政策的约束，没有自主经营管理权。致使产生的一些问题不得不通过法律诉讼程序解决，甚至造成了企业的巨大经济损失。如：上世纪90年代初，集团开发的东城青年湖物业项目交付笔者所在公司代为管理，后移交北京市房修一公司进行物业管理，为了集团的利益我们仍承担原产权单位的经济责任。供暖费的代收代缴工作，本应由供暖单位向受益者收取，但供暖单位只和原产权单位签合同，不愿承担与业主分户签订供暖协议的责任，于是这项工作就落在了管理单位头上，形成了企业的包袱。

在物业管理中，很多建设单位遗留的问题，如施工质量、公共设施配套、绿化面积、停车场等硬件问题，业主也会将其转嫁到物业管理企业身上，形成了业主对服务质量要求越来越高，企业服务费收缴率却越来越低的局面。过去，企业对外签订的许多“合同”由于不规范，没有监督管理机制，从涉案标的额度看，案值很大，时间又长，如8年前的一项“合同”，拖欠租金多年无人监管，也未行使法律程序，给企业造成了极大的损失。国企改制后，公司的外部环境和内部机制都发生了很大变化，法律风险防控工作在企业经营管理中的重要性日益显现。因此，必须对物业管理中的易发问题提前制定出相应的应对措施方案，贯彻于工作中的每一环节。几年来，笔者所在公司在经营管理的各个领域强化现代化管理理念，加大法律介入程度，全面推进依法治企、依法经营、依法管理，但在新的环境和新的形势下，如何建立企业法律风险防控机制呢？

提升领导干部依法治企的意识和能力，是做好防控法律风险的关键

企业领导干部是企业经营管理的决策者和组织者，对全面推进依法治企，防控法律风险起着决定性作用。对领导干部而言，关键是判断力、组织力、执行力，要有能力识别风险，及时有效地组织内部法律资源，妥善处理企业遇到的法律问题。

树立法律风险意识，提高依法引领企业发展和依法决策的能力。在制定战略规划时，充分考虑法律环境变化对企业发展产生的影响，同时要对法律风险具有一定的预见性。如对制度的设计、管理经营策划和运作、劳动关系、租赁与分包等重大事项都必须事先经过法律的认证，形成机制保障，避免决策的法律失误。

树立依法经营管理的意识，提高规范权利的取得、行使和履行义务的能力。企业的领导干部要带头并教育员工做到法律禁止的行为或事项不做、非法利益不取，重合同守信用。

树立依法维权意识，提高依法维护企业合法权益的能力。

完善防控法律风险的体制和职能体系，是防控法律风险的组织和机制保障

法律对企业经营管理的规范作用，要求企业不断研究法律环境变化对企业经营管理产生的影响，把法律的要求和法律赋予的权利能动地融入物业经营管理活动之中，立足于事前防范、事中控制，将法律赋予的权利和约定用到最大、最好。传统体制下的规章制度或一般公文管理的制度模式，已不适应改制后防范控制风险、提升管理水平的需要。目前，笔者所在公司正在全面清理规章制度，建立与新公司体制、机制和业务发展相适应的制度管理体系。

要发挥企业法律顾问在防控法律风险中的重要作用。在企业负责人的领导下，策划设计风险防控的制度和方案，组织内部法律资源，协调解决各类法律问题，监督企业经营管理人员持续守法。

要充分发挥法律机构在防控法律风险中的职能作用，特别要进一步完善法律业务体系。在资源环境、劳动、知识产权、经济等领域建立常规的法律业务，扩大参与范围，提高参与程度，健全管理功能，真正发挥应有作用。法律部门应积极主动地为各业务部门提供相关的法律服务，业务部门在处理涉法事项时应主动会同法律部门或人员研究解决，以共同识别、防范、控制和化解法律风险。

提高全员法律意识，为防范法律风险提供广泛的思想保证。企业法律风险防范是一项系统工程，要使各级经营管理者和全体员工形成法律风险防范意识，构筑起梯次防线。一支高素质的法律职工队伍才是企业法律风险防控的主导力量，也是衡量企业防控法律风险能力的重要标志。

优化合同管理机制对防范控制交易法律风险、提高效率和管理水平具有重要意义

完善合同管理制度体系。根据合同管理需要，我们注重了合同选择、评估、谈判、审查、订立、履行等交易管理重要环节的制度建设，从制度层面明确了合同管理职责、权限、流程等内容，实现了合同管理过程的制度覆盖，加强了对合同管理薄弱环节控制，解决了合同管理中存在的重订立轻履行、重实体轻程序、重业务轻法律等弊端，更强调了责任到人，分级管理。

推进合同文本标准化。在物业管理企业中，许多经营管理的方式和条件具有共同规律，分散制度效率低，风险大，因此在企业内部应统一推行分类合同文本标准化。

加强对合同的执行力度。企业管理者要严格依法办事，坚持事中控制为主、事后补救为辅的原则，要进一步强化责任追究制度。

建立健全纠纷案件管理与分析

过去笔者所在公司偏重于处理纠纷案件，通过处理纠纷案件为企业挽回了一定的经济损失，但对如何从消极的案件中取得积极的效果考虑得不够。近几年来，我们把处理案件与改进管理有机结合，把侧重点转到防范和控制上来，先后建立起纠纷案件过错分析制度。从我方过错中查找管理上存在的问题，不断完善管理制度，加强管理，堵塞漏洞。建立案例教育制度，请律师事务所的同志来公司讲课，以案设法，把案例教育作为普法教育的重要内容。此外，由公司行政管理部加强纠纷案件管理，建立纠纷案件申报制度，加强对案件发生趋势和规律的动态研究，及早采取防范措施，提高纠纷案件管理规范化程度。

制定和完善规章制度，健全内部监控机制

企业经营管理过程的法律风险相当一部分来源于企业内部管理制度不完善或执行不到位，如授权范围不清，监督机制缺失，信息反馈不畅或责任体系不明等。自改制以来，笔者所在公司全面清理企业各项规章制度，着手建立与新公司体制、机制和业务发展相适应的、新的制度管理体系，各职能部门结合新公司的体制，制定出适合新公司发展运作的规章制度，并把这一制度作为管理决策的重要内容，建立事先论证、集体决策的制度形成机制。每一项规章制度都要符合企业建设规划，由公司管理层集体审议决策，严格按照立项论证、审议与颁发的程序制定。同时我们以建立内控体系为契机，把规章制度规定的权利、义务、责任和要求纳入工作流程，岗位规范和岗位责任制作为考核的重要内容和依据，使公司制度体系更趋完善，运用制度防范法律风险机制已初步形成。

作者单位：北京天鸿宝地物业管理经营有限公司

◇编辑：周维