领先的公司文化和设计变更

对于企业和公司的领导者和决策者来说，经济大萧条带来的经验教训仍然会对当前的办公场所策略规划产生巨大的影响。所有的CEO都希望自己的企业不会在办公场所的使用面积中浪费太多的资金成本，并且还能够在尽量控制成本的同时为企业员工带来积极的影响。随着就业市场的逐渐开放，保留既有人才和吸引新进人才成为了企业高级管理层最为重要职责。为了实现这一新型企业战略目标，新鲜的、极具创造性的策略成为了关键。

许多企业在着手控制运营成本时常常对每一个财务决策都非常谨慎。然而，在企业办公场所租期将至时，企业决策层仍然会讨论是否适用盈余收入来增加人才雇佣津贴。大多数的企业决策者都希望能够使用这部分资金来扩大公司的办公场所规模，但是那些自认为没有得到合理薪酬的企业员工们却会质疑：“既然公司能够不顾一切地扩大地产规模，为何不增加员工的合理收入?”事实上，企业高级管理层很难真正地意识到——必须相应地增加人才成本以保证企业的长远发展。恰当、高效的企业高层与基层对话才是关键。

无论在何种状况下，大肆进行办公场所的变更和改造会极大地增加员工群体对企业发展状况的不确定性。而企业多个阶层之间的良性交流则能够将这种员工群体的疑虑最小化并使得企业的自身文化深入人心，为已经开始的、即将开展的办公场所设计变更增加积极色彩。可以说，一个能够充分理解企业自身文化的设计团队才是积极型企业变更的核心促进者。

企业领导者和决策者在经济萧条期过后，如果考虑开展企业办公场所设计变更，则需要参考如下方法对整个变更过程进行集中管理。

办公场所变更应该能够反映企业文化

办公场所的设计方法和变更方法如何才能够支持并陈列出一个公司的独特的目标和文化?可以说，用全新的方式来进行办公场所设计是最完美地将一家公司特定的企业目标、企业视角和企业价值观融合到物理办公环境中的方法。

随着对办公场所的选择趋势越来越倾向小型空间，格局更加开放的办公空间设计再次进入了公众的视野。在企业决策者进行办公场所和空间设计方式的选择时，必须要注意每一家公司不同的独特之处，现有的空间使用效率和企业目标。这些都是设计团队应该具备的基本素质。

例如，综合业务承包公司PARIC希望能够在自己的全新总部建筑中设计、建造一处能够体现出公司独特形象的物理标识。为了达成这一目的，其雇佣的建筑设计项目团队设计并建造了一处极具现代气息的楼梯结构、围绕着建筑环梁结构扶摇直上。这个独特的设计构思中综合了胡桃木和铁质的网格扶手，并从建筑天花板向下悬挂外观独特的雕塑，极好地传达、反映出了PARIC公司“统一传统和新型业务”的品牌理念。

保留既有的员工

专注于建立企业文化，而非严密的管理等级制度——这种方法同样可以使得员工群体更加深刻地理解办公场所变更的实际意义——即使得员工的办公过程更加具有目标指向性和高效性。与此同时，企业管理层可以改变对员工的奖励制度(在以往的奖励模式中，优秀的员工往往被给予更加宽敞的办公席位或者办公室)，例如向优秀的员工和管理者提供额外的假期、停车津贴、免费食物和其他的便利设施服务等。除此之外，在办公场所中增添咖啡厅、休息室家具并在公共区域增设舒服的座椅也能够给予其“家”一般的感觉。大量地应用具有隔音功能的玻璃结构则可以使得所有员工都能够享受到健康的自然光线。

在进行办公场所的重新设计时，决策者必须将对企业员工群体的尊重和关心放在首要位置。有些公司甚至将企业总裁的办公室面积从400平方英尺(20×20英尺，合37.16平方米)压缩到96平方英尺(8×12英尺，合8.92平方米)来体现其弱化管理层、关注基层的企业价值观。

办公场所的设计变更应包含一种双重平衡：保留既有员工，同时吸引新进员工。大量的办公场所变更极容易导致老员工的流失;但是新员工则往往希望企业进行更多的变更。

在办公场所变更管理的过程中，经常地采取企业不同阶层之间“问答”讨论可以帮助决策者降低企业员工群体的团体性焦虑。

吸引新进的员工

由于就业市场的竞争程度日益激烈(尤其是技术性岗位)，不同公司之间已经开始为了争抢可用人才而“大打出手”。若想通过对办公场所的重新设计来吸引顶级人才，就必须利用办公场所既有的特性来进行独特的构思，将更高的办公弹性和生活平衡感带入到办公场所环境中——这些都是今时今日的年轻人才最为期盼和需要的。

全新的办公场所设计可以说是企业彰显其运营品牌的重要工具。诸如食品、健身、儿童照管和散布于廊道等的康乐设施则能够帮助员工群体更好地掌握工作和生活之间的平衡。可以说，办公空间也是企业文化的重要组成部分。“款待型”和“营地型”的办公室，配以休息室、咖啡厅和娱乐设施则最能够体现出这种“以员工为本”的企业文化。

在PARIC公司的案例中，决策者希望在办公核心区设置一处开放式的咖啡厅。最后的设计和建造结果是：咖啡厅中包含了多种多样的座椅、媒体设备甚至外观健康阳光的啤酒机等。该公司会利用该咖啡厅举行一些小型会议，偶尔的集体午餐甚至全公司范围的联欢会等等。

在这种办公场所变更之初，一些员工不可避免的对其持怀疑态度。而PARIC公司则在第一步变更取得成功之后，又增添了第二个开放式办公核心区——这极大地压缩了个人办公席位的规模。

平衡员工合作和员工隐私性

对于开放式的办公环境来说，最大的挑战性是这种设计方式本身对个人隐私性带来的冲击和噪音影响。而设计方通常会应用隔音涂料、或将“合作区”与“私人办公区”隔开或应用“白色噪音”抵消有害噪音等方式来解决相应问题。

“脱出”型空间是指从开放式办公区独立出来的私人办公房间，这种空间的气氛平缓，适合员工将其用作电话间。“脱出间”的面积通常为7平方英尺(仅合0.65平方米)，内含小桌、椅子甚至一个小冰箱。

咖啡厅、午餐厅和会议室不再是单功能的、浪费地产资源的办公空间。新型的办公空间中通常集群有面积大小不一的房间，合理的家具摆放亦能够创造出高效的多功能空间。

提高办公弹性

增加具有吸引力的空间并以其支持充满合作性质的办公场所文化。同时应用开放式空间规划提供必需的、最小面积占比的私人交流空间。相对于纯粹的私人办公席位来说，小型的分享式休息空间会成为最具成本效益的办公区域。

高度合作化的工作团队会发觉到并享受到“零坐席”带来的高效性。“轮岗”式的办公席位则能够增加办公弹性。诸如IT和销售员工会比会计、人力资源员工更加使用这种轮岗办公。

弹性化的办公模式(员工可自由选择坐在席位上办公或自由选择同其他相关项目团队进行互动)是非常成功的办公场所变更参考。这种高合作性的办公模式会帮助基层员工群体节省大量的时间，同时，高度的、部门和人员之间的思维交互和观点碰撞能够使得员工、部门间的关系更加紧密，实现企业内部不同部门之间的有机结合。

交流、通信变更

当前的办公场所设计方会更加深入地参与到企业变更管理工作中去。而变更管理的核心部分则是使得设计变更细节尽快、尽早地在企业内部交流中循环开来，进而将所有的企业员工和部门都集合、带入到变更管理流程中，大幅度地增加基层员工的主人翁意识和归属感。

有一些技术和方法能够保证员工对正在开展的办公场所设计变更有着更加清晰和具体的认知：

——时事通讯，以较短的周期不断更新，消除员工疑虑，同时提供与变更有关的真实信息。

——在办公场所的建设和变更过程中，以小团体为单位组织项目参观，允许员工提出疑问并给予解答，降低“惊喜”的出现几率。

——建立办公场所的实体模型，其中还应包括具体的办公家具、办公席位集群、竣工预期效果和全新办公环境中包含的人体工程学收益。向员工提供测试体验，消除焦虑感。

——从财务角度向员工群体进行变更解释：通过降低地产成本和运营成本，员工的薪酬和企业的员工补助将会得到提高，为员工带来最为直接的收益。

——在企业内部网络中进行定期的小型宣讲并提供关于办公场所变更的图片和视频资料，避免员工因不了解变更发展而分心。

——在办公场所变更完成之后的第一天即向员工群体做出非常具体的说明，帮助他们熟悉新场所、习惯新环境。

敢于挑战基本规律，并对变更本身持有开放的态度是思考办公场所文化的建立和设计的变更的必须要素。但是，对办公场所进行设计变更也应该是一个经过了深思熟虑之后方能采取的措施，只有这样，办工场所的设计变更才能在满足员工群体的同时，达到决策者既定的经济、文化目标。（莎伦·亨德森、丽莎·莫里森、玛丽·苏·萨顿对本文亦有贡献。）