办公空间整改需要倾听员工意见

办公环境的改变有时意味着办公和管理习惯的改变，即使是长远将为企业带来更可观收益的改变也会引起员工不适。甲骨文公司在办公空间改造中以民主化的决策方式获得员工的支持，令员工更愿意在办公室共同工作的同时，实现环境、经济及社会性多方面的价值。

在可持续运营的专业术语中，“减少”和“降低”通常意味着“更多”，可持续运营能压缩长期运营成本，为企业、公司带来更可观的收益。当前社会经济和环保环境理念的飞速发展，可持续运营已逐渐成为企业不动产规划和决策的重要支柱。

在甲骨文公司位于悉尼市北莱德区的澳洲分部，可持续运营亦成为其创新式办公场所整改的主要推力，使整个工作园区可以满足多种多样的内部员工需求、客户业务期望以及环境保护责任，并进一步优化整个企业地产的运营效率。

2010年甲骨文公司的许多后续业务需要直接促成了这次可持续运营整改。悉尼北莱德区的甲骨文分部建于上世纪90年代，是一座与当时建筑特点相符的传统型建筑，六层的双塔式写字楼通过天井式中庭彼此连接，每一层布局都由大型的隔板式联排工作席、行政办公室和面积极小的社交、协同合作工作区组成。该分部有多达700个工作基点(工位)，工作基点平均面积为160平方英尺(约合15平方米)，100多个私人行政办公室，每间面积为260平方英尺(约合24平方米)。在这样一个布局紧凑的集成式办公建筑环境中，“压缩”每个员工和管理人员的办公使用面积用以公共办公区域建设被认为是极其不现实的。缺乏近期和远期规划的建筑内部整改，即使得到了公司高层的充分授权，也势必在整个办公环境内部引起“轩然大波”——企业员工、高层管理人员、企业决策者群体中都会出现较大的心理认知不适，办公环境的突然改变将严重影响企业的运营效率，最为重要的是，办公环境的改变有时意味着办公和管理习惯的改变。

以上的诸多困难都会让我们联想到企业不动产管理人员的职责。首先，挑出所有“看似不可能实现”的整改元素，进行适当的规划。然后找到企业决策者，说服其放弃既有的办公场所，迎接改变，在许多情况下，这无异于说服你放弃自己的房子，鼓励你过居无定所的生活那样令人难以接受。

作为企业不动产运营管理人员，我们可能遇到的最大挑战之一是高效管理建筑整改带来的诸多改变和影响，尤其整改工程造成了大量的办公环境改变。不同的业务部门、团体对办公场所的需求往往难以同步和一致，而部门之间的跨地域、跨业务统属关系和对办公环境应用技术的不同要求标准亦会使情况更加的复杂。

在此次甲骨文澳洲分部整改项目中，“自上而下”施行的授权整改是不可行的，单一的高层决策无法充分满足下属不同部门、不同工作人员的工作需求。更为民主的意见采集法成为了该次整改项目的关键，由参与者提供可持续运营整改的诸多优点在会议室进行讨论，所有参与人员可以自由地进行考虑和投票。部门、团体的整改意向由该部门的负责人代表，结合实际的经济、社交和环保情况全面地对既有方案进行讨论和筛选。建立办公场所模型，各方案代表人员可以自行向其他参与人员进行其可持续性运营整改的设计和流程模拟，并尽可能地获得其他参与者的支持。有些参与者容易被整改带来的经济效益吸引，而其他则可能更为关注整改带来的社交性收益和环保收益。通过这种方式，大多数参与者都会最终明白“积跬步以至千里”的道理，各种可持续性运营整改方案带来的收益之和，将大于既有的办公场所、业务运营收益。

这种民主化的决策方式产生了巨大的积极推动作用，良性的讨论和洽谈会议在企业决策者、管理人员和一般员工之间建立了极高的互信关系。同时，来自企业不同阶层的人员、代表亦维持了整改项目动工至完成全阶段的良好交流和沟通。“言出必行”并“准时完成”，整个整改计划以这样的节奏获得了所有员工和管理者的支持(这对项目的产出具有十分巨大的影响)，整体运营中将节省上百万元的成本、减少上百吨的碳排放及营造更加符合员工标准的办公场所。

办公建筑的整改带来了巨大的收益，并将在未来长时间内在不同方面持续加深其积极影响。

环境价值

办公环境整改、转型背后的重要目标之一，即是为整体生态系统带来积极的影响，或者说，尽可能地降低建筑系统对生态、环境带来的影响——降低碳排放量，优化利用建筑环境以及办公场所资源。在甲骨文澳洲分部的整改项目中，实现了如下环境收益：

在整改项目完成的第一年，二氧化碳的排放量降低了2,000吨——而这些仅仅是单一通过进行高能效机械、电气系统整改即实现的减排数据。

固有的建筑玻璃外壳结构以及其可持续运营性得到了加强和升级，使得建筑整体更充分地利用自然光线。

办公场所内置的储物空间面积降低了超过80%，以营造更为洁净、舒适、环保的办公场所环境。

使用统一的垃圾集中处理代替个人使用的垃圾桶。减少垃圾数量突增的发生几率，并使垃圾处理流程更为顺畅。

所有的独立打印、影印设备被集成的多功能办公设备(MFD)取代，以节省办公空间、降低电力消耗、压缩办公纸张使用，进而降低垃圾的产生几率。

社会性价值

在这样一个社交媒体和网络发达的时代，移动化办公越来越成为当代主要劳动力的选择。亦是在这样的情况下，现在的物理办公场所更应成为员工聚集，进行思想碰撞和协同工作的枢纽。员工间的互动和交流将完美诠释人作为群居性动物的优势——思考出最佳、最优的问题解决方案。甲骨文公司分部实现的社会、社交性收益如下：

全新的设计方案使原本由墙体分割成的小块办公集中区变为敞开式的、透明而富有生机和现代感的办公场所。通过采用透明玻璃隔板和建造较大、较多的协同工作区，甲骨文公司成功实现了办公视野最大化，进一步促进了员工之间的交流和互动。这种设计方式可以促进不同职责、部门的员工就“突然迸发”出的灵感进行交流和讨论，因为在设计古板的办公场所中，这种灵感往往因“办公场所设计不利于即时交流”而浪费。

协同工作区域、正式及非正式小型会议室的面积较整改之前提高了近7倍。所有员工都可以自由使用这些“协同区”，进行即时、适当的交流和讨论。

旧有的小型茶歇室被更大的“休息区”取代，为员工提供更具现代感、自由感的休闲区体验。设置有柔软装饰和垫子的家具、设备可以更好地帮助员工调节心情，以更高效的状态投入到工作中。

咖啡、餐饮区经过整改之后，更具正规咖啡厅、餐厅的气氛，并特别安排了咖啡师现场服务。

高级“健身中心”的设置对于大多数员工来说，就如同“皇冠上的明珠”一般闪耀。极富创意的更衣室和配备高质量健身设备、锻炼器材的健身房，可帮助员工在维持良好体质的同时，进一步维持其工作的亢奋状态。

经济价值

空间优化项目的自然副产品即是其直接为空间运营带来的经济收益。甲骨文澳洲分部通过空间、建筑、办公场所整改获得了如下经济收益：

在维持原有能耗的基础上，地产使用效率提升超过60%，从原有的160平方英尺(约15平方米)/每工作基点提升至小于100平方英尺(约9平方米)/每工作基点。新的技术支持为建筑系统服务器节省了大量的空间资源，实现了对面积为3,000平方英尺(约279平方米)的健身中心、100多间正式会议室和许多非正式的协作区域的商业建筑系统的良好监管和运营。从某种意义上说，这即是地产效率的提升(在不扩建、最小化成本投入的情况下)，以更加灵活的管理、运营方式巩固和整改既有实体资产。

建筑及内部办公区域的整改、再建设工程产生的成本和资本投入仅仅为行业标准值的50%。这得益于抽象的设计方式(以简单的方式对办公场所进行再设计和规划，避免过多设计元素带来的额外成本)、高效的建造整改方法以及恰当的工程流程评估。

整改项目的成本得到了进一步的优化，可持续性运营使总成本降低了30%，并将在长期实践内持续获得经济收益。

甲骨文澳洲分部绝大部分员工都对整改项目表示非常满意，来自员工的反馈体现了可持续运营整改本身带来的巨大实质性收益，他们认为全新的建筑内部设计充满着令人振奋的全新元素，这样的办公场所为他们提供了休息、休闲和充电的完美场所。特殊的透明隔板和开阔视野使他们可以与其他工作伙伴自然地交流。茶歇区氛围惬意，像是被赋予了温暖的灵魂一样。比起在家工作，他们更愿意来这样的办公场所共同创造奇迹!

甲骨文澳洲分部可持续性整改的成功也使其设计、建造方法成为甲骨文公司澳洲及新西兰项目的全新运营标准，并以惊人的速度普及开来。从企业不动产的视角来说，甲骨文澳洲分部项目是一个巨大的成功——经过可持续性整改的办公建筑，不但能够在中、长期内持续地带来巨大收益，更能够为建筑、办公场所的商业运营本身带来一定的“弹性”，以更好地应对未来可能出现的技术设备变更、商业运营模式更改以及员工的不同需求，以较低的成本实现良性的企业运营策略调节。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/南天)

普鲁拉什·拉索尔(Pururaj Rothore)是甲骨文公司澳洲分部的高级经理。负责管理、监督甲骨文公司澳洲及新西兰地区分部的地产、项目管理、办公场所服务等工作。