对物业档案管理工作现状的认识及思考

物业档案管理工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。

随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用。笔者结合在工作中的体会，谈一谈对以上问题的认识和思考。

物业档案管理工作中存在的共性问题

在对基层物业档案管理工作的检查中，我们发现物业档案工作中存在着一些比较突出的共性问题：档案质量普遍较差;档案管理工作不规范。主要表现在：一是档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。二是档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全;装修备案表中装修内容填写不完整。三是档案材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料被简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。四是档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推诿，造成档案材料收集、补充工作异常困难。突出表现在物业项目移交、接管中，原物业管理单位往往会将一些档案资料转移、隐匿，甚至是毁损。

物业档案管理工作中存在问题的主要原因

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：一是对物业档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少甚至没有，相关的制度和检查考核措施也没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。二是档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。三是工作规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多物业企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程技术档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。四是物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业管理近期和远期规划中，一般对管理规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规定，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。五是缺乏相应的行业档案管理规范性文件。在一些管理部门，重视业务活动，轻视法制建设;在认识上，普遍存在着依法治档意识不强的问题，没有把物业档案法制建设工作摆到应有的位置，缺乏对物业档案法制建设的系统性和前瞻性。

物业档案管理工作中存在问题的解决对策

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，笔者认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：一是要从上至下加强企业领导及员工的档案意识。企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。二是要加强档案管理人员的责任意识和奉献意识。要安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。三是要完善制度，进一步规范工作程序。档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好地管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理工作的每一个环节，使物业档案管理工作走向规范化。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。四是要强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，应把档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。五是制定物业档案管理规范性文件。档案法制建设是档案管理工作的一项重要内容，是档案工作发展的根本保障和必要途径。根据物业管理行业的发展需要，及时制定一批行业档案法规和规范性文件，以保障物业档案管理工作有法可依，营造物业档案管理法制环境。增强档案法制意识，宣传依法治档的重要性、必要性和紧迫性，让事实来说话，通过一系列的实例来证明档案和依法治档的重要性。六是要开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。同时，通过利用档案为物业管理企业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

综上所述，物业档案管理工作正面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

(原载于《现代物业·新业主》2007年第11期)