物业管理档案工作之我见

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。物业管理正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修，养护物业设施设备，还是了解业主及物业使用人情况以及收取物管费等，都要用到物业档案，特别是在物业管理活动领域涉及到民事、刑事案件也要调阅物业档案。

随着《物业管理条例》深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，对物业档案管理的要求也越来越高。因此，人们也开始重视物业档案管理的重要性。

一、物业档案的收集

物业档案的收集就是按照物业管理的有关规定，依据物业档案归档的范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案（包括文字、图表、光盘、图片、录像等）集中到物业档案管理室的过程。物业档案的收集是实现物业档案的重要内容和基础措施。

通过收集工作，建立数量充足，种类齐全，质量优化的档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。

因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。

物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理，归档转化而来的。物业管理文件材料的形成，积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。

物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案。更谈不上物业档案的完整，保管也就失去了意义，利用价值当然也就大打折扣了。

二、档案的分类

1、业主档案，包括：经业主签署后的《业主公约》；《消防安全责任书》；《业主家庭情况登记表》；《钥匙领用登记表》；《业主入住验房表》；《装修申请登记表》；《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料；《违章处理通知单》及处理结果资料；业主的有关证件复印件等。

2、工程档案，包括：

⑴物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等）；

⑵综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面图；建筑结构、水暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证；供水合同；供电协议、许可证；供气协议、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；

⑶施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观察记录）；

⑷其他应保存的工程资料