阳光海岸管理处档案资料管理

阳光海岸管理处档案资料管理

物业档案是对前期开发成果的记录和继承，是当前实施物业工程维修、配套、改造必不可少的依据，是物业管理企业的基础工作。阳光海岸物业管理档案资料包括：基建项目竣工验收资料、设备档案、行政文书、财务、经营租赁、小区管理、消防、治安、建筑及工程运行、维修技术等业务活动过程中形成的一切有价值的文字图像资料。小区的档案资料管理要将这些资料按小区工程建设、业主/租户、日常管理三方面进行分类管理。

一、制定档案管理制度

设置综合档案室，专人负责收集、归档和管理。

二、档案的收集和归档

1．归档的文件材料要求完整、系统、准确、真实。阳光海岸的相关文件材料的收集、 归档需要得到前期开发商的大力支持。

2．扩建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等，必须在文件资料的完整、准确、系统的情况下才能验收；

3．基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档。

三、档案的保管

1．接收档案必须认真验收，并办理交接手续；

2．档案资料必须按顺序分类规范排列，便于查找；

3．底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图要及时归档，并认真检查修改、补充情况；

4．档案室要做到"七防"：防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体；

5．高度重视消防及用电安全，严禁吸烟和使用明火。

四、阳光海岸的交接资料主要有

小区竣工建筑平面图及相关文字资料

小区道路竣工图及资料

小区给排水竣工资料

小区电气竣工资料

小区空调、供热系统资料

小区自动喷淋系统资料

小区电梯资料

小区室外工程资料

其它相关竣工资料