物业公司采购管理标准作业规程（四）
物业公司采购管理标准作业规程（四）
1．目的
规范公司采购按理工作，确保公司采购物品符合规定要求。
2．适用范围
适用于物业管理公司及下属管理处的采购管理工作。
3．职责
（1）经营部采购员负责物品的采购工作。
（2）公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制定，物品的验收，出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
（3）公司财务部经理负责物品申购计划的审核。
（4）管理处经理负责零星物品、应急物品的采购审批。
（5）公司总经理负责申购计划的审批。
4．程序要点
（1）物品采购的申请范围
a)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。
b)下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出采购计划；
★公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机；
★为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置；
★房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。
（2）物品采购的申报程序
a)计划采购物品的申报程序：
★仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购计划表；
★物品申购计划表，应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核；
★审核无误的物品申购计划表报公司总经理审核；
★公司总经理审批同意的物品申购计划表交经营部采购员按计划购买。
b)零星物品的申购：
★零星物品的标准：
--常用品以外的；
--数量较少的；
--仓库中没有储存的；
★零星物品的申报程序：
--由使用部门填写零星物品申购单；
--管理处会计审核；
--零星物品单位价值在500元以内的，由管理处经理审批；
--零星物品单位价值在500元以上的，报公司总经理审批；
--审批手续完整的申购单交公司采购员购买。
c)应急物品的申报程序：
★应急物品的标准：
--突发性急用物品；
--仓库中没有储存的；
★应急物品的申报程序：
--使用部门填写应急物品申报单；
--物品单位价值在1000元以下的，申购单交管理处经理审批；
--物品单位价值在1000元以上的，申购单交公司总经理审批；
--审批同意后交公司采购员购买。
（3）物品采购的时效
a)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
b)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
c)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
d)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成，特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
（4）物品采购程序
a)公司采购员在采购物品时，应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。
b)公司采购员在采购物品时，应按照《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。
c)批量物品的采购：
★采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品采购资金或支票；
★采购单位数量在10个以上的物品时，原则上应通过评审合格的供应商送货上门；
★采购量不大或其他原因使供货商不能送化上门的，由采购员到评审合格的分供商处购买；
★采购价值在50元以上物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票；
★采购员在合格供应商处购买不到的物品，应做到货比三家，争取采购物料质优价廉。
d)零星物品的采购：
★采购员凭审批手续完整的零星物资申购单，到管理处财务部办理物品采购借支手续；
★管理处财务部的相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票；
★采购员原则上应到评审合格的供应商处购买，如合格供应商处没有所需物品，应到物优价廉的正规商店购买；
★购买价值在50元以上的物品，应要求供货方提供正式商品销售发票。
e)应急物品的采购：
★采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续；
★管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票；
★采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
f)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
g)物品采购发生的费用，由采购员按照《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
（5）物品采购资料的保管
a)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
b)物品采购的发票及验收资料等，由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后，在公司财务部或仓库加密长期保存。
（6）本规程的执行情况，作为相关人员绩效考评的依据之一。
5．记录
《物品采购计划表》
6．相关支持性文件
a)《仓库管理标准作业规程》
b)《备用金管理标准作业规程》
c)《物品验证标准作业规程》
d)《分供方评审与管理标准作业规程》
e)《费用报销审核标准作业规程》