物业管理公司招投标行为概述之二

物业管理通常招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。招标机构的设立有两种途径：一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。

1.自行设立招标机构

根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。

（1）开发商自行招标

开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。

（2）小业主自行招标

所谓小业主是指相对于大业主（即开发商）而言的住户及租户。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。

2.委托招标代理机构招标

招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。

然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理委托人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向委托招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人（开发商董事会或业主委员会）自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求委托招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。

五、物业管理投标的组织机构

要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。物业管理企业一般采用经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部，各部门再根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处。

基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分别如下：

（1）开发部：开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。

（2）财务部：财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。

（3）工程部：工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。

在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目，进行投标。其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。通常在投标书完成时，应得到总会计师和总工程师的签字认可。最后，开发部完成投标书后，经过总经理签字授权，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。

大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。

六、物业管理招标的方式

根据招标项目不同的特点，招标人有权选择不同的方式进行招标。现行国际市场上通用的物业管理招标方式大致可分为三种：公开招标、邀请招标和议标。

1.公开招标

公开招标是指招标人（业主或开发商）通过报纸、电视及其他新闻渠道公开发布招标通知，邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式。公开招标最大的特点是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

公开招标是国际上最常见的招标方式，其优点是最大程度地体现了招标的公平、公正、合理原则，因此，我国大型基础设施和公共物业的物业管理一般都采用公开招标方式。需指出的是，由于物业管理具有长期性和区域性的特点，因此，除国家级重点项目（如三峡工程）以外，对于地方性的重点项目（如地方的大型基础设施和物业）一般都采用地方公开招标方式招标。地方公开招标，就是指通过在地方媒体刊登招标广告或在招标广告中注明只选择本地投标人进行投标。由于物业管理自身的特点，对于一些不可能也不适宜吸引全国各地物业管理企业的项目，通过地方公开招标，既节省了招标人的招标成本，又不影响公开招标的公平性和有效性，不失为一种较为经济有效的招标方法。

2.邀请招标

邀请招标是指不公开刊登广告而直接邀请某些单位投标的招标方式，其主要特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

邀请招标主要适用于标的规模较小（即工作量不大，总管理费报价不高）的物业管理项目。由于公开招标方式工作量大、招标时间长、费用高，邀请招标有的地方弥补了公开招标方式的不足，成为公开招标不可缺少的补充方式，并由于其节省招标时间和成本的优点，深受一些私营业主和开发商的欢迎。目前，邀请招标方式在物业管理招标中亦颇受欢迎，特别为一些实力雄厚、信誉较高的老牌开发商所经常采用。

邀请招标具有节省时间、减少招标费用的优点，但这种招标方式也有其弊病，那就是再好的筛选，也有可能遗漏一些合格的、有竞争力的物业管理企业；另外，在评标中可能会歧视某些投标人等。尽管如此，邀请招标仍作为一种重要的招标方式被广泛使用。

3.议标

议标又称谈判招标，是指开发商或业主不必公开发布招标公告，而是选择其认为有能力承担或获标的物业管理企业，邀请其投标，然后通过平等协商，最终达成协议。议标实质上可以看作是更小范围的邀请招标。

议标目前在我国中小规模的物业管理招标项目中较为常见。这是因为，一方面，该类物业的工期较紧，标的总价较低，短时间内难以吸引足够数量的物业管理单位进行投标。事实上该类项目（也就是我们常见的中小楼盘和物业）很少是实行超前招标，让物业管理企业介入其设计施工阶段的，大多数情况是开发商等物业完工后才去选择物业管理企业。由于这时工期紧，开发商往往采用议标方式，同时找几家物业管理企业到现场考察，然后同时进行谈判协商，最终选定符合要求的物业管理企业。另一方面，开发商本身对物业管理企业的情况较为了解，且所需管理的物业技术性和专业性不强，对管理的要求不是非常严格。此时在投标人竞争范围缩小的情况下，并不影响物业管理服务的质量。因此，议标方式常常更适合经验丰富的开发商所采用，业主委员会也可通过委托招标机构采用议标方式进行招标。