报刊邮件收发作业指导书

1.0 目 的

规范报刊邮件管理，确保业主/使用人和公司报刊邮件的正常分发。

2.0 使用范围

适用于业主/使用人和公司报刊邮件的收取、分发工作。

3.0 术语和引用文件

4.0 职 责

4.1 客户服务部前台物业助理负责业主/使用人报刊邮件的收取和分发的具体工作；

4.2 物管处经理负责业主/使用人报刊邮件分发工作的监督和检查。

5.0 过程要求和工作程序

5.1 特快专递、包裹、汇款单、挂号等需签收的邮件收发

5.1.1 客户服务部在前台接待处设邮件签收发记录本；

5.1.2 前台物业助理负责签收邮局递送本的特快专递及挂号邮件，并按楼层顺序登记在邮件收发记录本上；

5.1.3 接收邮件时，应确认邮件是否完好、变形、变色、水浸、破损等，若有异常，按5.4条处理；

5.1.4 邮件交接各环节中，交接双方必须办理交接手续，以便日后有据可查；

5.1.5 客户服务部设立邮件《退件登记本》，凡属无业主/使用人认收的邮件，作为盲信退回邮局。盲信转抄在《退件登记本》上，由前台物业助理退回邮递员签收；

5.1.6 凡有业主/使用人投诉丢失特快专递或挂号邮件，经查核邮件签收本，由最后签名的物业助理负责追究邮件下落。

5.2 报刊及一般邮件（不需签收）收发

5.2.1 收取：业主/使用人订阅的报刊，由邮局或报社送到前台接待岗，由物业助理负责分派。

5.2.2 登记：前台接待岗收到报刊后，认真清点并做好登记；

5.2.3 登记后由前台接待按订单派发到业主/使用人信报箱内；

5.2.4 发现报刊到件不足，或未按时送达，前台接待必须与邮局或报社联系交涉，督促补送。若经交涉无效，应报告经理，由经理进一步交涉，必要时提交上级部门处理。

5.3 业主/使用人迁离后的邮件管理

业主/使用人迁离后，管理公司免费为业主/使用人提供一个月的免费保管服务，并通知业主领取，若联系不上将退回邮局。

5.4 “问题”邮件的处理

5.4.1 前台接待岗发现邮件有破损时，如外观破损程度影响邮件损坏或可能使邮件丢失时，应拒绝签收；

5.4.2 如与送件人交涉未果，应通知收件人直接从送件人处领取。

6.0 相关/支持性文件

7.0 记 录

7.1 《邮件收发记录本》

7.2 《退件登记本》