服务分供方评审与管理控制程序

1.0 目的
规范分供方的评审与管理工作,确保分供方的质量满足公司的要求。

2.0 范围
适用于物业集团及所属各物业公司(管理处)对提供商品或服务的供应商的控制。

3.0 职责
3.1 物业公司(管理处)负责人负责组织对分供方的评审与审批。
3.2 物业公司(::管理处)行政管理部负责组织相关部门对供应商进行调查、评审和相应档案的建立及管理,负责采购的实施。
3.3 全面质量管理办公室负责对分供方的评审过程和管理过程进行监控和审核。

4.0 工作内容
4.1 分供方评审的范围
4.1.1凡为公司采购有形产品时的供货商均为需要进行评审的分供方。
4.1.2凡为公司的管理服务工作提供服务的厂家、公司均为纳入评审范围的分供方 (分承包方)。

4.2 分供方评审的原则
4.2.1货比三家择优录取的原则。
4.2.2平等竞争,公正、公开、公平评审的原则。
4.2.3不以价格作为唯一选择条件的原则。
4.2.4至少选取三家分供方进行评审的原则。

4.3 分供方评审的内容
4.3.1 评审分供方以下几方面的优劣:
4.3.1.1质量、性能及其稳定性;
4.3.1.2价格;
4.3.1.3信誉-履约信誉与社会信誉度;
4.3.1.4售后服务;
4.3.1.5付款方式;
4.3.1.6交货方式、交货周期;
4.3.1.7公共关系;
4.3.1.8品牌;
4.3.1.9分供方内部运作状况。
4.3.2 上述九个评审要素中的4.3.1.1、4.3.1.2、4.3.1.3、4.3.1.4点为必须进行详细评审的基本要素,4.3.1.7、4.3.1.8、4.3.1.9点为应当进行分供方评审的重要要素。

4.4 分供方参加评审的基本条件。
4.4.1有营业执照,合法经营。
4.4.2有资质证书。
4.4.3能够提供明确有效的质量保证证明凭据。
4.4.4向公司提供4.3.1条款中的基本要素的详细数据和承诺。

4.5 物资分供方评价准则
4.5.1 资质评价:有经营许可证和资质许可证的给4分,通过质量管理体系认证的加1分,没有经营许可证的不予考虑。
4.5.2 质量评价:如果是旧供方,要求过去提供的产品质量合格率达98%以上给4分;如果是新供方,向本组织以外使用过其产品的::,通过电话询问其客户,其客户对其质量满意率达95%以上的给4分,如果合格率都达100%的加1分。
4.5.3 业绩评价:提供产品的公司有5年以上历史的给4分,有10年以上历史的加1分,在3年以下历史的减1至2分。
4.5.4 服务态度评价:售后服务严格按照国家规定的给4分,能够上门咨询、维护,为顾客提供优惠活动的加1分,不能上门维护或没有售后维护的减1至2分。
4.5.5 信誉评价:能够严格遵守服务合同,履行服务合同要求的给4分。有延时或者不履行服务合同相应条款的,根据实际情况减2至3分。

4.6 项目供方评价的准则
4.6.1 资质评价:有经营许可证和资质许可证的给4分,通过质量管理体系认证的加1分,没有经营许可证的不予考虑。
4.6.2 质量评价:如果是旧的项目供方,提供服务的质量合格率达98%以上的给4分;如果是新供方,向本组织以外与其合作的客户,通过电话询问其客户对其项目完成质量的满意率达95%以上的给4分,如果合格率达100%的加1分。
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4.7 分供方的分类
4.7.1 按公司对外委托分供方提供产品的用途来分,可以将分为提供有形产品类的分供方和提供服务类的分供方。

4.8 合格分供方的管理
4.8.1 合格分供方的建档。各物业公司(管理处)行政管理部应当对合格分供方及时建档,建档时应明确:
4.8.1.1分供商的名称、注册地址;
4.8.1.2评审结果和记录;
4.8.1.3分供商营业执照复印件;
4.8.1.4资质等级证书;
4.8.1.5质量保证书;
4.8.1.6其他证明材料。
4.8.2各物业公司(管理处)行政管理部每季度至少应当对所管理的合格分供方状况全面组织跟踪,评审一次,具体要求:
4.8.2.1掌握分供方内部管理的状况;
4.8.2.2分供方产品价格的变化;
4.8.2.3社会信誉的变化;
4.8.2.4同本公司合作的情况跟踪;
4.8.2.5其他应当跟踪管理的要素。
4.8.3物业公司(管理处)行政管理部将分供方的状况整理汇总,上报楼盘负责人阅示。
4.8.4全面质量管理办公室负责监督和审核各物业公司(管理处)合格供方的资料。
4.8.5分供方的评审记录和管理档案,应当每半年汇总一次交全面质量管理办公室存档,长期保存。

5.0 相关文件
无
6.0 记录表格
6.1《分供方评价表》(QR-7.4-02-01)
6.2《合格分供方名录》(QR-7.4-02-02)
6.3《合格分供方档案》(QR-7.4-02-03)