物业公司程序文件:质量记录控制程序

物业公司程序文件:质量记录控制程序

1．0 目的

使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量的持续改进提供依据。

2．0 范围

适用于公司各类质量记录和表格的管理。

3．0 职责

3．1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

3．2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

4．0 程序

4．1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：

1）质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

2）服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

4．2 质量表格的分类编号

4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：

1）程序文件质量记录表格编号：

YGJYPM-- QR -- --表格序号，从01开始依次排列

要素编号

质量记录标志

公司名称

2）各单位质量记录表格编号：

QR --☆☆

单位代码，一个或三个字符

表格序号，从001开始依次排列

4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：

公司领导：

董事长-01 总经理-02 管理者代表-03 副总经理-04

副总经理-05 总会计师-06 助理总经理-07

部门代码：

质量管理部-M、 工程管理部-G、 清洁绿化部-Q、 教育培训部-E、 商务部-S、企业发展策划部-F、 酒店商管部-J、 人力资源部-R、 社区文化部-Z、

安保部-B、 财务部-C 、 办公室-O、 会计部-K

管理处代码：

海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-LYG、中银-ZYG、商城-SCG、

碧荔-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-XCG、

景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-XHC、碧云天-BYT、东港-DGG

棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、

中城康桥-ZCK、观澜豪园--GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、

共和世家-GHS 枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG

管理处各班组代码：

维修班-WXB、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、

道口岗-DKB、巡逻岗-XLB、消防中心-XFB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。

4．3 体系文件分发号的控制

4.3.1质量手册（QM）、程序文件（COP）由质管部发放。

发放号：QM-单位代码、COP-单位代码

如发放给海丽管理处的《质量手册》的发放号是：QM-HLG

4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

发放号：作业指导书编号-单位代码

如安保部《安全保卫管理手册》（WI/B）给海丽的发放号是：WI/B-HLG

4.3.3某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

发放号：WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

如教育培训部2001年培训计划发放给海丽，则相应文件发放号为：WI/E-PXJH-HLG。

4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

发放号：该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

如海丽将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G-WXB

4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为：

发放号：单位代码-00X（X为自然数）- 四位年份 文件名称

如质管部2001年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为：

M-005-2001 《4月份月检情况通告》

4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的资料，QR系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

4．4 质量记录的填写

4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

4．5 质量记录的收集保管

4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记

4．6 质量记录的借阅

4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

4．7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

4．8 失效质量记录的处理

4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

5．0 相关文件与记录

QR-4.2.4-01 《记录表格清单》

QR-4.2.3-06 《借阅记录》