物业管理物品采购控制程序

1.目的:

确保采购的物品符合质量要求。

2.适用范围:

适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章

3.2 IS09002标准第4.6、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司各部门职责:

4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。

4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。

4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。

4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。

4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。

4.2工程维修部的职责:

4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。

4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。

5.工作程序:

5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。

5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。

5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,

交管理者副代表审核,并由副总经理审批。

5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。

5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。

5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。

5.7对物品采购的要求:

5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。

5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。

5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。

5.8对物品的验收:

5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。

5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。

5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。

5.9对不合格产品的处理:

5.9.1经办事员采购的物品,在进行检查验收时,发现产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,立即通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避免造成经济损失。

5.9.2物业分承包商采购的物品,工程维修部主任负责审查材料月计

划和每月材料库存情况,确保分承包商所购材料符合质量要求。

5.9.3对提供不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《合格供应商名单》 EJ-QR-QP5.2-01

6.2《物品采购计划报批表》 EJ-QR-QP5.1-01

6.3《入库登记表》 EJ-QR-QP5.4-01