物业入伙管理程序（五）

物业入伙管理程序（五）

1目的

本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求，以确保业主（客户）准确而有秩序的入住。

2适用范围

适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。

3相关标准要素

GB/T19002-ISO9002 4.8 4.9 4.10

4相关文件

4.1质量手册第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物业的验收程序

4.3业主（客户）维修安装服务

4.4物业装修管理

4.5提供给业主（客户）的文件的控制

4.6物业管理费用收取

5职责

5.1物业管理部负责入伙管理中的主要事务。

5.2财务部负责向业主(客户)收取管理费押金及水电增容费等。

5.3机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。

5.4消防治安部负责入伙管理中消防设施的验收。

5.5经营部负责制定入伙预交费用标准。

6实施程序

6.1入伙准备工作

6.1.1物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计划，该计划中应明确：

a.入伙时间；

b.负责入伙工作的人员及其职责；

c.入伙手续；

d.入伙过程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作计划应由物业管理部经理批准。

6.1.3开发商应提前一个月向业主（客户）发出《入伙通知书》，详细说明：

a.需业主（客户）准备的证明材料；

b.需业主（客户）填写的表格；

c.办理入伙手续的程序。

6.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主（客户）办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主（客户）办理各项手续。

6.2入伙审查登记

6.2.1管理处应建立入伙登记表，管理处对业主（客户）提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：

a.《入住说明》；

b.《住户手册》；

c.《住户公约》；

d.《管理协议》；

e.《预交费用标准》；

f.《装修须知》；

g.《住户登记表》；

h.《装修审批表》；

i.《验收交接表》。

6.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明，并按运作程序文件《提供给业主（客户）的文件的控制》进行控制。

6.2.3在提供给业主（客户）的《入住说明》中应明确由业主（客户）填写并提交的资料，一般包括：

a.身份证或工作证复印件；

b.《业主（客户）登记表》；

c.购/租房合同的正本及复印件；

d.已签署的《住户公约》、《管理协议》。

6.2.4管理处对业主（客户）提交的资料进行审核验证，验证内容包括：

a.表格填写是否完整、正确和清晰；

b.公约和管理协议是否已签署；

c.身份证明文件与购/租房合同、及《业主（客户）登记表》是否一致。

6.2.5审查通过后，入伙管理员收取购/租房合同复印件、《业主（客户）登记表》、《住户公约》一份、《管理协议》一份，在《入住通知书》注明签收。

6.3预交费用

6.3.1经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定，制定《入伙预交费用标准》。

6.3.2经营部在审查并接收业主（客户）提交的文件后，应通知业主（客户）去财务部交纳相关的预交费用。（或由管理处代收缴后转交财务部）。

6.3.3财务部根据《入伙预交费标准》向业主（客户）收取各项费用，并开立相应票据给业主（客户）。费用项目包括：预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。

6.3.4财务部应通知管理处已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由管理处在入伙登记册中注明。

6.4发放钥匙及房屋验收

6.4.1上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》、及各项收费票据后向业主（客户）发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记。同时应和业主（客户）协定验收房屋的时间和方式。

6.4.2管理处与业主（客户）一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在《验收交接表》上签字确认。

6.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序《业主（客户）维修安装服务》。

6.5入伙后的装修管理

6.5.1物业管理部在提供给业主（客户）的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见运作程序《物业装修管理》。

7记录

7.1入伙通知书

7.2入伙登记表

7.3住户登记表

7.4验收交接表