【支招】小区物业接管验收与收楼实务

1.小区规划设计阶段的介入工作重点

小区规划阶段的早期介入，物业公司主要充当顾问角色，介入工作体现在以下几点：

(1)评价规划设计和建筑设计布局是否合理、配套是否齐全、使用功能是否完善等。

(2)评价小区日后的管理、保安、消防和维修服务等能否经济、有效、便于操作等。

(3)评价设备配置的容量选择和相关务的有效性，评价安全控制系统，确保设备、服务和安全之间的衔接，使整个小区运作畅通。

(4)指出设计中遗漏的工程项目。如泵房排水地漏、水锤消除装置等。

(5)从美观和效益上评价小区环境绿化设计与布置。

2.编制物业管理方案的方法

物业管理方案作为新接物业日后的管理纲领性指导性的文本，应达到配合开发商后期销售的针对性;对物业管理定位、服务标准把握的准确性;方案自身的系统性、针对性及实施的可操作性和物业管理公司利用的有效性等要求。

物业管理方案编制前，需做好以下的准备工作：

(1)收集楼盘资料：

地理位置、楼盘规模、设施设备、开发商公司情况、开发计划、楼盘市场定位、规划配套、管理用房情况、销售价格、附近环境状况、治安状况、周边环境、交通状况、施工计划及目前进度、开发商售楼承诺、楼盘销售情况、业主构成。

(2)掌握开发商对管理服务质量标准的要求;

(3)掌握业主的结构、文化、层次和素质构成，对管理服务的需求和要求标准;

(4)掌握该地区同等档次楼盘物业管理服务水平及收费水平;

(5)掌握公司对该楼盘接管策略、目标及可支配资料;

(6)准备现有的管理方案作为参考。

方案编制要点：不同特点，不同性质，不同档次的楼盘小区，其物业管理方案都会有很大的异同，但基本上都必须遵循以下的要点：

根据楼盘市场定位、开发商的要求、业主结构和需求等因素，确定服务质量标准，物业管理定位。

(1)根据楼盘性质、特点等因素确定物业管理方法。

(2)制定服务标准与管理方法后，提出服务承诺和具体指标，列出具体落实措施。

(3)根据开发计划、施工进度及楼盘销售情况，制定楼盘前期介入计划、接管计划。

(4)根据服务标准、管理方法及公司支持情况，确定组织架构等，人员配备，编制适合本物业的岗位责任制、运作方法等。

(5)针对楼盘规划设计、周边情况、规划配套、环境及业主构成等，制定有针对性的日常管理措施。

(6)根据楼盘前期的接管计划，编制开办费用预算。

(7)按日常管理项目、设备设施、服务项目和管理标准计算管理费收支预算，确定管理费的收费标准。

(8)对楼盘出入、交通、配套设施设备提出合理化建议。

(9)对重点管理内容展开叙述：如车场、财务管理、保安等。

(10)提出各种有特色的管理设想和提升管理服务水平的设想。

3.组织开展接管验收工作时应注意的事项

物业管理企业在接管验收时应注意以下几个方面的问题：

(1)物业管理企业应选派素质好、业务精、对工作认真负责的管理人员及技术人员参加验收工作。

(2)物业管理企业既应从今后物业维护保养管理的角度进行验收，也应站在业主的立场上，对物业进行严格的验收，以维护业主的合法权益。

(3)接管验收中若发现问题，应明确记录在案，约定期限督促开发商对存在的问题加固补强、整修，直到完全合格。

(4)落实物业的保修事宜。根据建筑工程保修的有关规定，由开发商负责保修，向物业管理企业交付保修保证金，或由物业管理企业负责保修，开发商一次性拨付保修费用。

(5)开发商应向物业管理企业移交整套图纸资料，包括产权资料和技术资料。

(6)物业管理企业接受的只是对物业的经营管理权以及政府赋予的有关权利。

(7)接管验收符合要求后，物业管理企业应签署验收合格凭证，签发接管文件。

当物业管理企业签发了接管文件，办理了必要的手续以后，整个物业验收与接管工作即完成。

4.物业管理企业迎接业主、使用权人入住要要的工作

(1)物业公司自身应先期进驻，熟悉物业，了解情况

具备条件的物业公司可通过物业的前期介入，来熟悉物业的各方面情况;而没能在前期开发阶段介入的物业管理公司则必须在业主、使用权人入住之前的一段时间进驻物业内，唯此才能熟悉本物业、了解相关的情况，为工作的衔接和协调做好准备。在这方面切忌物业公司与业主同时进驻物业，业主不清楚的物业公司也不清楚，业主不熟悉的物业公司也不熟悉。必须有个“提前量”，才能在熟悉情况的基础上做好服务，使业主及使用权人满意。

(2)准备、推敲和制定相应的入住手续

入住的手续既关系到业主、使用权人的入住是否便捷、顺利，又关系到物业公司、发展商及业主或使用权人的权利、责任与义务。因此，物业公司要仔细地推敲，做出明确的规定。对某些问题不准时可向有关法律及财务方面的专家进行咨询，尽量避免各种手续、文件的含混和歧义。

(3)做好相应的组织协调工作，体现效率、规范和周到热情

一般地说，接纳业主、使用权人入住的整个过程，最能体现物业管理公司的组织水平、管理效率和服务质量。因这一过程要面对多户。有通知、接待、办理手续、现场实地考察、签署有关文件、缴纳相关款项甚至联系搬家公司等诸多环节的工作，哪个环节工作不力或缺乏协调都会给业主或使用权人带来不便，哪个环节上出现态度生硬、冷漠、不负责任等都会给业主或使用权人带来不快。因此，物业公司应在此之前进行充分的动员，在过程中不断进行协调减少差错和脱节，并有专门的人员巡查各个环节的服务。把所有的麻烦和不便留给物业公司自己，把更多的方便留给业主和使用权人。