技术如何帮助未来办公场所进行空间优化

虽然在今年早些时候，雅虎(Yahoo)和百思百(Best Buy)已经取消了其旗下的所有电子交流服务(如电子邮箱和即时通讯软件服务等)，但是相关的调查和报道表明：工作场所仍日趋“移动化”。事实上，国际IT咨询行业知名的国际数据公司(International Data Corporation)预言，世界范围内的移动化工作者数量将于2015年增至13亿——这种趋势得到了技术日益完善的智能手机、平板电脑、以及Wi-Fi(无线信号技术)基础设施的普及等因素的极大支持。

办公场所“移动化”的另一个主要推动力是：下一代职场群体对工作形式的灵活性提出了极高的要求。而对于雇佣方来说，能为员工提供极其灵活的工作地点和工作时间，无疑是其保留既有员工、吸引新人才的关键元素。根据《2012年哈里斯互动调查研究》显示，比起“配给公车”等福利，有三分之一的员工更青睐于“可在家办公”的工作模式。所以，对于有远见的公司和企业来说，做出灵活的工作方式安排是十分必要的。

对于设施管理人员和企业地产行政人员来说，这种职场革命意味着其必须重新思考既有的办公场所设计、管理方案，并如何将这种趋势转化为成本节约。

减少的“办公室时间”意味着降低成本和优化空间的双重机遇

移动化办公模式的持续升温正改变着企业对实体办公室的需求度。从1980年开始至今，全球范围内的公司和企业约增加了20亿平方英尺的办公场所面积。现在，许多设施管理人员已经深刻体会到了其下辖办公场所的“过剩”问题——对移动化、远程化工作的员工来说，办公室已不再是“永久的家”。

并且，员工的安置工作已经在过去的几年中被“降级”至企业运营中的次要任务——办公的场所和空间，无论是重要性和投入的成本，曾经都仅次于人事管理，是企业运营的第二核心——现在却已被企业变为最新的“边境”，被用以压缩、降低企业整体运营成本。虽然企业对人才的需求仍保持较高的增长水平，但是设施管理人员面临的最新任务是：在企业下属员工数量持续增长的情况下，通过空间优化、鼓励移动化办公或其他途径，使既有办公空间面积、企业地产范围保持恒定不变。

经过战略规划、设计的移动办公配置将为员工和企业带来“双赢”效果——员工得到其所想的工作灵活性，企业和公司则可以在加强其新员工录用的基础上，压缩办公空间需求及其连带成本。事实上，一个企业平均每年花费在办公场所上的费用约在10,000美元至15,000美元之间(其中包含办公场所租赁费、陆路运输成本、办公电脑成本等等)，由此可知，移动化办公无疑将为企业节约极大数额的地产成本。

设施管理人员将在高效移动化办公的规划和支持工作中起到举足轻重的作用——最佳的管理手段即是在企业为减少地产成本而进行整体办公空间优化的流程中，用正确的方式保持远程办公员工和空间优化项目之间的高关联度。而空间利用和时序安排技术则可以极大地帮助设施管理人员实现“扩大员工规模，同时减少地产成本”的核心目标。

在未来的6个月至18个月内，将是下辖办公空间租赁即将到期的设施管理人员使用相关技术进行企业办公空间使用、需求度测量和分析的最佳时间。

使用相关技术进行测量并为变动进行预先规划

移动化办公的趋势正持续升温，诸如远程办公，远程会议，假期时段办公，缺席时段办公以及电子办公等，都使办公场所使用率降低至40%以下。在这种情况下，会议室往往沦落为无人问津的“受害者”，根本无法实现其设计功能。

现在，在酒店、饭店经营管理等行业，已经可以通过“预订系统”和“床位检查系统”对空间使用情况进行评估。然而，“预订系统”仅仅可以显示房间的预订情况，并不能有效检测其实际利用情况和使用频率;而“床位检查系统”和其类似空间检查系统则只能提供在特定时间对指定地点抓取的快照，而在时间上点状分布的单帧数据极有可能导致不准确的数据分析结果。

非常简单而有力的专业技术系统可以为设施管理人员提供针对办公空间使用、交通状况的完整数据信息并对其加以分析，准确定位既有空间中可进行压缩、优化的位置。

活动、交通状况传感器从技术上讲是非常简单、常见的被动型空间使用状况探测、分析装置，可以有效地实现数据抓取并建立相应时间模型。如果空间处在长时间的使用状态下，活动传感器可以检测到相应活动数据并生成报告，并以报告生成时间为轴线进行收集和分析，使设施管理人员可以准确地了解到特定办公场所的实际使用率，为随后的空间配置优化项目和工程提供有力的数据支持。另外，活动传感器还可以探测到会议室的开始使用时间和持续使用时间。同时，交通状况传感器可以在更大的空间范围内，通过对交通、员工走动状况的探测，辅助设施管理人员推断出使用率最高的公共办公区域。

然而，仅仅是对相关数据进行收集是不够的。准确的办公空间使用率测量会帮助设施管理人员在进行既有空间“裁剪”和再定位时进行更好的方案选择，但前提是收集的数据必须得到及时、有效的分析以确定空间整改模式方案。

电子数据表往往充斥着复杂的数据和杂乱的逻辑分布，使核心问题无法得到更好的凸显。而完整的、有图表流程图示的仪表盘则可以提供实时的交互数据，更便于设施管理人员将微小的细节放大，使其更好地把握特定办公空间的使用效率和成本节约的可能性。

利用科技支持移动办公人员和相关的空间规划

尽管最近的调查结果显示，超过五分之三的员工表示，办公室现场办公和高工作效率之间并没有必然联系，他们即使不在办公场所办公，也可以具有较高的工作产能。但是不得不说的是，电子交流确实存在着一定的缺点。移动化办公人员经常抱怨有被隔离感，被轻视、无视等负面情绪。而那些管理移动办公人员的管理者则觉得对移动办公人员缺少一定的控制和把握。

多数的电子办公人员仍旧有必要时常前往公司、企业的办公场所参加集体会议，藉此与其他同事和企业管理者进行当面交流。我们可以这样认为——虽然越来越多的员工选择“移动化”办公模式，但是办公室仍然应该发挥“主脑”和“神经中枢”的作用，便于远程办公人员和现场办公人员进行例行会议，以达成员工之间的有效合作和互动。所以，当我们面对工作结构变革带来的地产成本降低的机遇时，也应理智地处理办公场所的设计方法，以确保企业可以享受到双重收益：持续减少的地产面积及成本;高度忠诚、高工作效率的移动化办公人员。

在办公室的格局方面，可以为定期出现在办公室的移动化员工提供更多的分享式工作平台以代替固定式工作平台。这样可以使员工和办公区比率达到4:1甚至更高(相同的办公面积，可供更多人办公)。然而，在进行办公场所压缩之前，应该先在一段时间内进行既有空间利用率的追踪和统计。通过这种方法，我们可以统计出可能同时出现在办公场所中的移动办公人员平均数及上限，并根据相应的基线确定相应的办公空间规划和设计方案，确保办公区域可以在“员工高峰期”满足办公需求。

利用预约技术支持高工作效率

接下来，就是要把办公场所设计得便于移动化工作人员使用。大体上讲，大多数公司都缺乏一个高效的办公设备、服务管理、预约和追踪体系。许多企业都为远程办公人员提供“先到先得”式的办公室服务，由使用者在到达后自主选择合适的办公区域——这会在一定程度上降低员工的办公效率，同时相对繁琐的程序也将降低移动办公者的造访次数。

办公、会议场所的时序安排技术可以帮助移动办公者通过互联网和移动设备来预订办公室、会议室、会议设备以及其他硬件设备，以便于其在到达时即可使用。这种体系不但可以提高移动办公者的工作效率，更重要的是，可以使其感到自己是受欢迎的公司主体，而不是被当作单纯的“客人”。

现场宣传板可以设置在办公区域周围，这样当移动办公人员到达并登记时，就可以看到整个办公区域的地理位置和内部布局，这将为长期远程办公、不熟悉周围环境的员工提供极大的帮助。设置在会议区域入口的触屏控制面板也可以显示出该会议室的预约和空闲时间段，更可以实现即时预约。

只有当企业领导得知时序安排技术提升利润的潜力后，才会对其拍板投资。例如，当一个移动办公者到其公司总部参加每周例会或参与其他关键事务时，需要花费10分钟至15分钟在不熟悉的办公区域中寻找目的地，那么每人每年将浪费掉12小时的工作时间。如果员工的平均年薪是100,000美元，那么将有约575美元的价值被浪费掉。如果一家公司有500名移动办公人员，那么每年浪费掉的价值则几近300,000美元。

在设计上应用了“云处理技术”的时序安排技术设备，将使移动办公者可以在任何时间、任何地点通过互联网和移动设备接入时序系统，确保移动办公者和现场办公者可以享受到同样的便利。此外，“云技术”软件对专业IT技术人员的依赖度低(云技术可通过互联网自行积累数据库)，这样，IT设备使用者就完全不需要担心软件的补丁和升级问题了。另外，“云技术”软件是通过互联网连接销售方的硬件来实现运行的，通过这种方式，使用者的“硬件问题”也被最小化了。最终的收益是——移动办公集群的工作效率得到了极大的提升，IT成本连年大幅下降。

利用技术和数据创造更优质空间

思想前卫的企业管理者自然清楚人们在优质、极具吸引力的工作环境中将更容易迸发出创造灵感并做出更好的工作表现。因此，作为企业、公司的领导者，必须做好“提供员工所需的工作弹性”与“提供公共所需的可提高工作效率、提升团队协作的办公环境”之间的平衡。这种平衡和取舍不是仅仅“将员工们聚集在一起”或“用明亮的颜色粉刷办公室墙壁”那么简单。如果员工对工作环境、模式极其排斥，或无法在其既有的工作环境中达到应有的工作效率，成本的单一压缩将毫无意义。

设施管理人员必须“引领风尚”——为下一代工作主力营造其“趋之若鹜”的灵活工作方式。这意味着在以不打扰其他员工的前提下，尽量利用开放式的办公室、会议室布局激励员工进行即兴讨论。一个充满祥和、高协作性、便于使用的办公场所将对移动办公人员的“办公室造访”带来极大的鼓励作用——并通过这种方式增强移动办公者和企业之间的关联性，提高员工的工作满意度和企业忠诚度。

可以有效使用创新空间利用率追踪系统的设施管理人员可以成功地抓取相应数据并根据对其的综合分析做出最佳、最节约成本的办公场所需求、整改方案。 在“移动工作者办公场所需求”和“压缩企业地产经营成本”二者之间更好地平衡。

在结合移动办公策略的同时，加以应用正确的时序安排工具、空间利用率分析工具，工作效率和办公空间使用率将得到提升，同时实现了地产成本的压缩。通过这种方法，设施管理人员在创造价值的同时，也通过自身实践证明了技术带来的增值商业运营模式。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/南天)

杰夫·鲁夫(Jeff Roof)是阿什空间公司(AsureSpace Inc.)产品开发部的副主管。有着超过20年的技术产品管理经验。