香港的楼宇财务管理

在香港的大厦大堂内，我们除了看到政府海报及管理公司的公告外，也可看见该楼宇或小区的财务报表，内容包括该月的现金流表及收益表。住客最关心的是大厦管理是否收支平衡或大厦户口是否有结余。但我们应多加注意的是楼宇的财务管理是否廉洁。

廉洁的楼宇财务管理能减少贪污及其他不当行为。业主立案法团能从以下三方面达至有效及廉洁的财务管理：

1、适当的监管;

2、拟备预算;

3、审慎地运用基金。

本文就上述措施，加以分析。

60年代落成的美孚新邨是香港首個規劃完備的大型私人屋苑

适当的监管

业主立案法团应采取以下的监管措施，以妥善使用法团的金钱：

1、法团开立银行户口，须在管委会会议上获得通过;

2、法团名下所有银行户口，须由最少两名获管委会授权的签署人联名签署，才可动用;

3、收到的支票和现金，必须立即存入指定的有息银行户口;

4、须定期核对银行结单，确定记录与款项相符，并保留结单，供入帐和核数之用;在每月月底，把银行户口结余与簿帐结余对帐，并由司库签署核实。

另外跟据香港法例《建筑物管理条例》：管委会应保存帐簿、会计记录及有关证明文件最少六年;业主立案法团需聘请执业会计师审计年度财务报表(大厦单位数目不多于50个的除外);司库(即财务总管)每三个月编制一份收支概算，并须于一个月内将有关概算张贴于大厦醒目之处;及司库需按业主及其他授权人士的要求，向他们提供年度财务报表。

上述监管措施在实际情况下并未完全发挥作用，原因包括部分业主立案法团过分依赖及信任管理公司，又或业主立案法团被少数业主操控等。

拟备预算

业主立案法团的管理委员会须拟备预算，在需要时让业主和香港政府的民政事务局查阅。拟备预算，可让业主知道未来法团运作的收支预测。预算应列明在预算期内的工作的范畴和次序，从而提高管理工作透明度，并加强外部监察。业主可根据预算，比较实际开支与预算开支，以监管工作的成效和进展。

但预算中的复杂程度与专业性，是否一般业主可全盘了解又是另一问题。如预算中包含装修或保养工程，业主可考虑另觅独立专业人士提供意见。一般而言， 拟备预算时应注意所有现有的收入项目、经常开支项目及非经常开支项目;根据适当的准则，估计所需的预留款项(例如参考以往的合约价格、市场价格、通胀率或承办商/供货商的报价)。

审慎地运用基金

业主立案法团是自负盈亏运作，因此须注意“审慎理财”的原则，例如：应避免赤字预算;管理费按金不应作支付经常开支之用;预留用作支付主要工程的开支、未能预计的开支或紧急开支的款项，只可用作既定用途，不应用作支付经常开支;应预留足够但不过量的储备金等。

运用基金亦讲求一定的弹性，例如：基金必须能灵活运用以应付一些紧急的维修(如升降机或供电系统的失灵)。

要改善物业管理，业主必须热心参与业主立案法团的工作。如定期开会，提出意见与管理公司磋商、监管各项工程投标及开支情况、审查每月开支项目等。

参考资料：

廉洁有效财务管理指南

(app1.hkicpa.org.hk/corporate_relations/community/Fin_Mgt_C.pdf )

信息链接：

中华人民共和国香港特别行政区《建筑物管理条例》第27条——法团帐目

(1) 除第(3)款另有规定外，管理委员会须备存恰当的帐簿或帐项纪录及其他财务纪录，并在法团注册日期起计最迟15个月内及其后每12个月拟备财务报表，该报表——(由2007年第5号第18条修订)

(a)须由以下的人签署——

(i)管理委员会主席;及

(ii)管理委员会秘书或司库;

(b)(如第(1A)款适用的话)须根据第(1A)款审计;及

(c)须连同根据第(1A)款作出的会计师报告(如有的话)，在按照附表3第1(1)段召开的法团业主周年大会上提交法团省览。(由1993年第27号第23条代替。由2007年第5号第18条修订)

(1AA)第(1)款提述的财务报表须包括——

(a)收支表，而该表须真实而中肯地反映该法团在该表所关乎的期间内的财务往来;及

(b)资产负债表，而该表须真实而中肯地反映该法团在收支表的结算日期当日的财务状况。(由2007年第5号第18条增补)

(1A)除非法团是就不多于50个单位的建筑物而成立的，否则为某期间拟备的第(1)款所提述的财务报表，须由法团聘请并藉业主大会通过的决议所批准的会计师审计，该会计师须作出报告，说明他认为该财务报表是否妥为拟备，以真实而中肯地反映该法团在收支表所关乎的期间内的财务往来及该法团在收支表的结算日期当日的财务状况，而他可附加他认为适当的附带声明(如有的话)。(由2000年第69号第11条代替。由2007年第5号第18及52条修订)

(1B)在第(1A)款中，“单位”(flats)并非指车房、停车场或汽车间。(由2000年第69号第11条增补)

(2)管理委员会须准许主管当局、获授权人员、租客代表、业主、已登记承按人或获业主、已登记承按人就此以书面授权的人在任何合理时间内查阅帐簿。(由1993年第27号第23条修订)

(3)如有违反第(1)款的规定，管理委员会的每一委员均属犯罪，一经定罪，可处第5级罚款，除非其证明─ (由1993年第27号第42条修订;由2000年第69号第11条修订)

(a)犯罪未获其同意或默许，且

(b)在该情况下已尽其应尽的努力，以防止罪行的发生。

(4)对于恰当帐簿或帐项纪录或其他纪录的备存(包括此等帐目及纪录的保存)，此等帐目及纪录所提述的文件的查阅，收支概算表的拟备，以及任何有关此等帐目及概要的文件的副本的提供，附表6均具效力。(由1993年第27号第23条增补。由2007年第5号第18及52条修订)

(5)如本条(须解释为包括附表6)与公契或任何其他协议的条款有不一致之处，即以本条为准。(由1993年第27号第23条增补)

注：附表3为“法团会议及其程序”;附表6为“帐目”。详情查阅http:// legislation.gov.hk

(原载于《现代物业·新业主》2010年9期/总第162期)