业委会备案事项变更单的正确填写

原载于《现代物业·新业主》2018年7期/总第429期

《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则》(京建发〔2010〕739号)文件(以下简称《北京指导规则》)自2011年1月1日起实施以来，我们北京“首一”业主辅导中心在辅导中，在街道办事处和乡镇人民政府主管科室、业主委员会办公室发现：业主委员会《备案单》和《备案事项变更单》填写十分不正规或出现许多和文件不符的情况，原因是政府工作人员和业委会备案受托人对文件没有理解和吃透，也无单位具体培训他们如何填写。

《北京指导规则》第四十五条规定：业主委员会委员实行任期制，每位委员任期不能超过6年，连选可以连任。业主委员会每2年定期改选部分委员，在召开第一次全体委员会议时，应当按照委员在业主大会选举中得票的多少，将全部委员尽量平均分为三组：得票较少的一组委员应当在第2年任满后的业主大会定期会议上改选;得票居中的一组委员应当在第4年任满后的业主大会定期会议上改选;得票较多的一组委员应当在第6年任满后的业主大会定期会议上改选。我们在日常把任期制称为业委会委员的轮换制，在今后业委会处于常态化运作中，避免小区出现业委会“真空”的状态。

根据《北京指导规则》第四十五条设计，全市各街道办事处和乡镇人民政府在辅导选举完成后的小区业委会备案时，一定要要求将选出的业主委员会委员按得票数多少分成三组(注：得票多少按照业主投票权数的百分数与对应面积的票权数百分数相加除以2)。笔者认为以下分组比例较为合适：五人组成的业委会任期6年、4年、2年的比例为2:2:1;七人组成的业委会分组比例为3:2:2;九人组成的业委会比例为3:3:3;十一人组成的业委会比例为4:4:3。各种比例组合的排列不是硬性规定，但根据本小区情况应尽量均等，不可填写成三组中某一组和其他两组比例相差太大。

填写单中委员任期的起始时间应从业主大会公告备案之日起计算(但目前许多基层政府以政府盖章即“行政确认”时间计算)。

候补委员一般按实际额定委员人数的20%~30%选出后，应按得票高低排列，放在正式委员后面，任期不能超过正式委员(故填2年)。也可在本小区《业主大会议事规则》中自定，但建议在“职务”栏中填写“候补委员”字样。

业委会委员辞职，候补委员直接替补成为委员需去基层政府备案变更。替补委员变为正式委员的任期时限为辞职委员任期余下的期限;如辞职人数超过候补委员人数时，按辞职委员余下任期总和除以辞职人数总和得出平均余下任期时间安排候补委员。如业委会委员余额不足一半时，召开业主大会增补委员后，需召开业主委员会会议，重新选出正、副主任填在备案事项变更单中，去基层政府变更备案。

如选出监事会，该不该备案?如何备案?《北京指导规则》中无规定。是否参照业主委员会备案规定和形式进行备案?因为文件规定监事任期每届为6年，监事任期届满连选可以连任。建议将选举产生的监事放在业主委员会备案单(业主委员会情况)的委员和候补委员之后，任期一栏填写6年，职务填写：召集人或监事。

我们在各区县的办事处和乡镇人民政府职能科室看到的备案单极不正规，有的把委员和候补委员任期全都写成了6年，有的未分成三组，有的备案单不按均等比例填写，三组人数比例悬殊，这些都是不符合填写要求的。如不按6年、4年、2年均等比例填写，将会给今后的轮换改选造成极大的困难，甚至产生一些不必要的矛盾。本文后附上一份正规填写的示范文本供参考。(见附件)

备案单或变更单的上方首先要写上业主委员会的备案号如“【2014年】第01号”(一个基层政府管辖不会超过100个小区，故每年从01排到99即可)。备案单中开始的名称一栏一定要准确填写。填写备案单后，开具的刻章证明业委会名称一定要与备案单上填写的名称完全一致，不可多字少字，也不可字音等不同，否则将会给业委会今后工作如刻章、银行开户划转、使用维修资金等带来极大的麻烦，这种情况已在多个地区发生。

在备案单画的□选择栏中一定要把“√”填在方格画框内。住宅、办公、商业是指小区建筑物的性质，有一些补充如小产权等也可填写在其他后面。有的小区要填写“商住两用”是不可以的，所谓的“商住两用”是开发商为了卖房臆造出来的，任何建筑物的竣工验收图的项目都没有这个称谓。物业管理区域东、南、西、北四至，按四面实际名称填就可以了，如无名称可填“无名路”。业主大会办公用房和面积按实际填写，如没有可填“暂缺”。而物业项目的建筑物总面积按全小区业主大会召开前公示的面积总投票权数填，这个数基本上是一个“定数”，业主总人数是一个“变数”，但要按筹备组公示的业主总数票权数填写。

备案单材料清单，有的地区填写了五项，即比要求的四项多写了一项“业主委员会首次会议决议(选举主任、副主任)”;有的填写了三项，缺少了筹备组工作报告。建议今后一定按照文件要求和指导手册示范文本四项来填写。如不是首次业主大会，按实际通过的文件备案，但备案单和变更单的行政确认应盖办事处或乡镇人民政府的公章，不可用科室章替代。

首次业主大会会议召开时间，也就是召开业主大会公告中公示的召开或称投票的起止日，如按文件规定又延期了15天，就要把截止日向后推15日。首次业主大会的表决形式共有两种，第一种全体业主参会举手表决在北京市极难做到;第二种又分成两种方式：(1)书面征求意见数量占绝对优势;(2)“一卡通”或App。可在表决方式一栏中加“(3)手机端投票系统”。北京市发明的形式有很多也是政府提倡推广的，正在实验和使用中，用的哪一种就在画框中画“√”。

首届业委会备案时需要所有当选的业委会委员签字并附上身份证复印件或护照复印件，这些都不成问题。当变更主任、副主任时，《备案事项变更单》中的三个变更事项(1、管理规约;2、业主大会议事规则;3、业主委员会委员)似乎就不够了。我们建议把主任、副主任的变更备案，理解为也是第3项业委会委员这一项中的变更，即只要在《变更事项简要情况》填写清楚进行变更备案就可以了。

《北京指导规则》发布后成立的部分任期制的业委会，目前也面临着2年、4年、6年任期期满轮换工作周期，而改选后产生的或连选连任的委员也存在到基层政府变更备案的问题。这种当选的委员在变更备案表中，任期年限都要填写6年。当然有的到期未轮换，和后面到期轮换者一起补选，按得票多少仍有4年、6年之分。而如何轮换请参照首一辅导中心八条细则意见进行。

在变更单“声明”一栏中有需现任业主委员会全体委员签字的栏目。近日有一基层政府称：有一个小区七个委员，六个签了字，一个拒绝签字，所以无法变更备案。起因是六个委员罢免了业主委员会主任的职务(当然委员职务保留，如罢免委员需业主大会通过)，而这个主任委员拒绝签字，但声明中写的是“全体委员签字”。笔者认为这种情况下不能变更备案是不切实际的，多数委员罢免主任、副主任是合规的，被罢免人不签字是不对的，但也是可以理解的。不变更备案是不对的。还有一些业主大会或业委会通过了决议，某一委员就是不同意，也不在备案或变更单委员一栏中签字。是否可以以业委会的名义写一封说明其中一人不签字原因的函，盖上业委会的公章附在变更单后，就可给予变更备案(因业主委员会委员半数以上通过就形成了业委会决议了)。能否在变更单“声明”中把“全体”去掉，需制表单位市建委请示批复方可，因为业委会实行少数服从多数制，业委会的决议多数委员签字就有效，制表时尚未实践，当初未考虑周全，实践后证明不是全体委员签也应该是有效的。

如何填写好备案单和变更单，北京市住建委在《北京市物业管理办法及配套文件汇编》第三十三页，有填写详细情况说明。全市各区县街道办事处、乡镇人民政府的职能部门也应要求格式化、规范化、统一化填写。在今后的工作中才会更有利于执行协助、监督、指导功能的发挥。

(作者单位：北京“首一”业主大会指导部)