新建物业小区档案资料的建立与管理

新建物业小区档案资料的建立与管理

物业资料

1产权资料

(1)项目批准资料

(2)用地批准资料

(3)建筑许可证照

(4)拆迁安置资料

(5)房地产平面图

2 技术资料

（1）竣工图--包括总平面图，建筑，结构，设备，附属工程及隐蔽管线的全套竣工图

（2）地质勘查报告

（3）工程合同及开，竣工报告

（4）工程预决算

（5）施工图会审记录

（6）工程设计变通及技术核定单

（7）隐蔽工程验收签证

（8）沉降观察记录

（9）竣工验收证明书

（10）刚才水泥等主要材料的质量保证书

（11）新材料，构配件的鉴定合格书

（12）水，电，采暖，卫生器具，电梯等设备的检验合格书

（13）砂浆，混凝土试块试压报告

（14）供水供暖的试压报告

（15）园林绿化图及其详情

（16）设备清单，安装高度记录，使用注意事项说明书，质保书和

保修单

（17）有关工程项目的其他重要技术决定和文件

3 物业进行维修养护，及更新改造时的资料

业主档案

管理处负责建立业主档案，业主档案一户一袋；

业主档案的管理办法按公司档案室要求操作；

文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用；

业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收；

管理处经理每季度检查一次业主档案工作，对发现问题用书面通知整改；

业主档案内容：

入伙通知单；

入伙手续书；

业主使用公约；

装修责任书；

验房签收单；

入伙手续资料签收单；

产权清单；

租赁清单；

售房合同复印件；

权证复印件；

其他有关业主资料。

权籍管理

业户服务部主管要掌握管理区域内入住业主的权属情况，负责业主资料的收集，并将业主相关的资料记录在管理手册中，管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更情况；能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式；

业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册，并输入计算机；

产权清册内容：

房屋类型；使用面积、建筑面积；土地分摊面积；使用情况；附设设施情况；车库使用情况。

租赁清册内容：

租赁户姓名；租赁时间；使用房屋地址；内部装修情况；其他。

业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单，清单要系统正确反映目前实际情况；

管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册，对于抽查中发现记录不规范或不及时登录权属变更情况，管理处经理应书面通知，进行整改。