浅谈物业服务企业考评资料管理方法

企业资料是记录企业管理活动的全过程的信息，是物业服务质量水平和企业管理结果的客观反映，具有可追溯性；考评资料整理是否条理清晰、记载的内容是否完整、资料是否便于查找，对于考评小组能否在考评较短时间全面掌握参评单位的基本情况具有非常重要的作用。

一、考评工作必备的资料：

1、管理资料：现代企业管理制度、财务管理监督制度等；

2、行政资料：企业制订争创全国城市物业管理优秀大厦/小区的规划与具体实施方案以及涉及这些内容的会议纪要、实施细则；

3、人事资料：结合考评内容要求，侧重以反映人员培训、考核方面的内容为主。

（1）培训、考核制度及相应的记录；

（2）主要负责人和业务骨干参加专业培训记录（包括职业道德教育和专业工作专项培训）和上岗证书；

4、专项工作资料：

（1）业务类：管理交接资料、成立业主委员会的资料、物业管理委托合同、业主公约、业主资料、大厦/小区的平面图/指示图、房屋返修及时率、合格率、投诉回访制度、回访记录、市政公共设施管理制度、环境卫生管理制度等；

（2）各功能部门的管理制度和日常管理工作的表格；

5、工程类资料

（1）项目规划、验收资料及图纸；

（2）物业图纸档案；

（3）设施设备图纸资料；

（4）消防、电梯、给排水、空调系统图纸资料及日常运行记录、维护工作产生的资料；

6、其它资料

（1）日常往来工作函件；

（2）行业重要文件、法规；

（3）各级政府部门活动通知；

（4）精神文明建设宣传资料；

（5）社区安全防范实施措施方面的资料；

二、资料整理的程序

1、搭架目录框架

（1）目录一般分为四级；

（2）第一级目录为大项分类；

（3）第二级目录为大项包含的内容；

（4）第三级目录为日常工作内容包含的具体资料；

（5）第四级为具体记录或数据资料；

2、资料分类整理：主要将资料按目录分类，细化目录；对于一些有价值却不能归类到拟定的目录中，应另立主题进行归档；

3、资料编号、编码：资料装订为A4规格；少于A4规格以托裱形式，保持资料的原始性、完整性；图纸资料以A4规格，按风琴式折叠；每份资料编上号码、页码；

4、打印目录、卷宗名，将资料进行装订；资料装订不宜太厚，若内容较多，可以分序号排列分盒，一般厚度以普通资料盒厚度为宜；

5、打印总目录；每个资料盒有明确的资料内容（盒名），便于查找，让人感觉有条理。

三、资料管理要注意的问题

1、注意保留和收集日常工作资料，确保其资料的完整性、真实性；

2、注意收集法规类文件的时效性；

3、建立和完善资料收发、借阅归还管理制度；

4、定期将资料按目录分类整理，装订成册，建立便于查找的索引制度；

5、确定资料保管期限。资料一般分为永久、长期（15年以上）、中期（5-15年以上）、短期（5年以下）保管；

6、资料保管应集中指定地点保存；专人负责管理；并分类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫，经常对资料进行检查。

资料管理工作完善与否，直接影响参评单位在评分标准细则的分数评定；能有效做好资料管理工作，令企业参评工作迈向成功通过考评也近了一大步。