内部信息沟通控制程序

1.0 目的

通过各种方式方法的信息传递沟通,使物业集团各部(室)及其所属各物业公司(管理处)、各部门之间信息畅通,便于提高工作效率。

2.0 范围

适用于物业集团高、中、基层间的纵向沟通,各部门之间的横向沟通以及部门内部、员工之间的沟通沟通控制。

3.0 职责

3.1 业务总部负责政策、法规、各类文件的获取、识别、收集、整理、分析使用、以及传递和反馈。

3.2全面质量管理办公室负责监督、检查、考核有关信息(包括政策法律、法规,文件精神,会议决定,领导指示等)学习和执行情况。

3.2 行政管理总部负责信息的发布和管理。

3.3 物业集团总经理负责主持物业集团管理评审,副总经理负责主持物业集团公司例会。

3.4 各部门负责实施公司有关决议政策,并把有关情况反馈到公司领导或相关部门。

3.5 各部门负责人负责本部门的信息沟通,组织本部门例会。

4.0 工作内容

4.1 内部信息沟通的主要渠道:

a.印发文件、通知、通报;

b.召开各种会议(如工作例会、领导办公会、专项研讨会、管理例会、座谈会等);

c.出版公告栏、电话、传真;

d.各类管理检查、评审活动。

4.2 印发文件、通知、通报

4.2.1 行政管理总部和各行政管理部根据各单位的决定或领导的指示,印发有关文件或通知等公文至各部门,并提出相关的要求。

4.2.2 各部门根据文件精神落实各项工作。

4.2.3 各部门在执行过程中,应将各类信息及时反馈、上报及高效快速处理。

4.2.4 行政管理总部和行政管理部对其他部门反馈的情况进行汇总、综合,并上报单位领导。

4.2.5 各级单位领导根据反馈的情况做出下一步的工作计划。

4.2.6 内部文件处理详见《内部行政公文处理程序》。

4.3 召开各种会议

4.3.1 物业集团每两周组织各物业公司、管理处负责人召开一次工作例会。

4.3.2 各部门在工作例会上汇报前期重点工作进展情况、物业管理中存在的问题、以及需要领导协调的事项,下一步工作计划。

4.3.3 对于重大的问题,须在领导办公会上研究决定;对于具有专业特点的问题,须召开专项研讨会;对各部门举行的会议,内容涉及到管理、业务、业户等,可通过座谈会等形式。

4.3.4 例会及重要的临时性会议均应以《会议纪要》形式记录,由组织部门编写并发放至各参加单位,抄报公司领导,行政管理总部和相关职能部门负责存档。

4.3.5 各部门根据会议要求和决定事项,切实执行。

4.3.6 各部门应及时把落实执行情况反馈、汇报公司领导。

4.3.7 各物业公司(管理处)每星期召开一次管理例会,《会议纪要》报集团公司领导。

4.3.8 各物业公司(管理处)每天召开晨会,《晨会纪要》呈阅集团公司领导。

4.4 出版公告栏

4.4.1 行政管理部负责将公司的通知、消息、业务经营管理信息等及时在公告栏中宣传。

4.5 物业管理检查与评审活动

4.5.1 全面质量管理办公室根据《督导工作规范》对各物业公司(管理处)的物业管理业务活动,开展各项工作的检查与监督。

4.5.2 各部门应及时向业务归口职能部门汇报工作。

4.5.3 全面质量管理办公室根据各物业公司(管理处)工作汇报和实地检查,按照物业集团各项规章制度及标准,对各物业公司(管理处)工作进行考核、评审,并将考核、评审结果反馈给相关部门。

4.5.4 全面质量管理办公室对各部门的业绩实行月(年)度考核,每年由物业集团总经理组织一次年度性的管理评审。

5.0 相关文件

5.1 《督导工作规范》(WI-5.5.3-01-01)

5.2 《会议管理工作规定》(WI-5.5.3-01-02)

5.3 《楼宇管理制度》(WI-5.5.3-01-03)

5.4 《物业集团考核管理制度》(WI-5.5.3-01-04)

5.5《及物业集团实施细则》(WI-5.5.3-01-05)

5.6 《内部行政公文处理程序》(QP-4.2.3-02)

5.7 《管理评审控制程序》(QP-5.6-01)

5.8 《物业管理服务检查程序》(QP-8.2.4-01)

6.0 记录表格

6.1 《会议纪要》(QR-5.5.3-01-01)

6.2 《会议签到表》(QR-5.5.3-01-02)