提供给业户文件控制程序

1.0 目的

通过对提供给业户的文件、资料(包括住户手册、装修管理规定、公告通知等)的管理和控制,确保有严格的拟定、审核、批准、发放、修改、废止等规定,使该工作流程严谨化。

2.0 范围

本程序适用于以公司或各部门名义,提供给业户的各种文件和资料的管理与控制。

3.0 职责

3.1 提供给业户的文件、资料由各物业公司(管理处)负责拟定,业务总部协助各物业公司(管理处)拟定。

3.2 以物业集团名义发布的文件、资料由副总经理审核,总经理负责审批;以物业公司(管理处)名义发布的文件、资料由楼盘负责人负责审批。

3.3 提供给业户的文件、资料拟定后根据情况由业务总部统一标识并负责存档。。

3.4 各物业公司(管理处)负责对提供给业户的文件、资料的发放和张贴。

4.0 工作内容

4.1 文件的拟定及控制

4.1.1 以物业集团名义发布的文件、资料由业务总部审核后,报物业集团副总经理审核,物业集团总经理审批 。

4.1.2 以物业公司(管理处)名义发布文件、资料,由各物业公司(管理处)负责人进行审批。

4.1.3 以各物业公司(管理处)下属部门名义发布的文件、资料,由各部门负责编写,并将其交由部门负责人审核,经审核后的文件、资料提交本单位领导逐级批准。

4.2 文件的发放及存档

4.2.1 各部门将获得批准的文件、资料交由业务总部进行统一分类,并登记到《用户文件发放登记表》,业务总部留一套文件、资料存档,将副本交到各部门。

4.2.2 部门将业务总部下发的提供给业户的文件、资料按需要数量复印后,及时发放给业户。对于提供给业户的告知性文件如通知、通告、告示等,物业公司(管理处)应及时将其张贴于宣传栏或告示栏。

4.3 文件的修改及废止

4.3.1 各部门根据实际情况需要对文件、资料进行修改或废止时,须经原审核、批准人员进行审核、批准后,方可进行修改或废止。

4.3.2 修改后的文件、资料及时发给业户,并记录入《用户文件发放登记表》内。

4.3.3 废止的文件、资料及时以告知性文件张贴于宣传栏或告示栏。

4.3.4 各物业公司(管理处)对具有时效性的告知性文件、资料等应及时清理。

5.0 相关文件

无

6.0 记录表格

6.1《用户文件发放登记表》