目的：是每个人掌握工作的连续性及目的性，做到工作及文件无遗漏、丢失
内容包括：
1、档案管理的相关流程（包括：业主档案、往来内部档案、其他总要信息及文字性材料）
2、各种事件及问题的对接流程及技巧(如：如何做到相关的文字性材料能够得到有效的保存，不丢失)
3、总结整理部门内部的各种工作流程及事件督办过程
档案资料管理
目的：有效管理，做到对文件不损坏，不遗失，方便查阅，有效依据。
一、档案管理
1、定义：
档案管理包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集、整理、归档和利用，在某一时点上，及时、准确、全面地反映物业形态和使用状况的有关资料与数据，为物业管理提供客观依据和参考。
2、部门档案管理要求：
1）妥善管理部门档案，杜绝发生档案失密、泄露、丢失事故。
2）定期对部门档案进行自检，对破损档案采取积极补救措施。
3）查阅档案资料的人员须在《查阅登记表》上逐项登记，填写所查阅档案的时间，名称、查阅人等内容，经档案管理部门负责人审批后方可查阅。如需复印，必须在《查阅登记表》“备注”项中注明。
4）档案原则上不允许外借，如有特殊情况，档案资料的借阅人须持《档案/文件借阅审批单》，并在《借阅登记表》上逐项登记，填清所借阅的时间、名称、借阅人等内容，经档案管理部门负责人审批后方可借阅。借阅时间最长不超过一周，如确实需要继续使用，要重新办理借阅手续。
5）档案管理人员应密切跟踪外借档案的归还情况，如文件已归还，须在《借阅登记表》中“备注”项注明。
6）外单位人员查阅档案资料，需持单位介绍信，经总办负责人批准后，方可在档案内查阅。
二、档案资料的收集处理
1、接管验收材料
1）房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。
2）技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预算决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、平面图、房屋及设备使用技术资料。
3）接管资料：公用设备（设施）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、接管文件。
2、住户（租户）入住材料
包括楼房验收交接表、房屋装修申请表、装修保证书、入住通知书、住户房屋交接单、住户入住合约、身份证复印件、发放情况登记表、用户情况登记表等。
3、租赁材料
包括租赁合同、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。
4、维修材料
包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。
5、管理服务材料
包括房屋维修文件、设备运行情况文件、业户接待资料（含投诉与回访记录）其他的相关资料。
6、其他管理材料
指在业管理过程中具有管理指导性、行政性的文件资料和内部流转、传递的文字材料。通常有上级主管部门的有关指令、信息、企业质量手册、程序文件等。
三、管理文件材料形成的基本要求
1、管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录
管理文件材料产生物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录，因为某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。
2、管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学
管理文件材料转化为档案时其所记录的内容不能修改和删节。具体要求是：
（1）书写要工整、清晰，要用碳素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。
（2）在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。
四、档案保管期限
档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。
确定物业档案保管期限的具体标准是：
（1）永久保管的物业档案。凡是反映物业公司或管理处主要活动和历史面貌，对公司工作或社会具有长远利用价值的物业档案。应列为永久保管。
（2）长期保管的物业档案。凡是反映公司一般工作活动，较长时间内对公司或社会各界有利用价值的物业档案，应列为长期保管。
（3）短期保管的物业档案。凡在短期时间内对公司有参考利用价值的物业档案，应列为短期保管。
（4）凡在各项工作中形成的照片、录像带、录音带、计算机磁盘、光盘等声像机读档案，保管期限按与其相符的文件条款保管期限执行。
五、存档要求
《交接清单》要求完整、清洗、齐全、准确、保密、分“原件收藏夹”“附件收藏夹”。声像档案切记远离磁场，把不同的载体分开将机密性和一般性声像档案分开，归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片不得磨损（要标明时间、地点、内容、人物、背景、摄影者）
六、借阅/查阅原则
档案资料借阅利用者，需妥善保管好档案资料。不得转借和擅自抄录复印，不得在案卷材料上圈点、勾画、涂改、删除及调换、拆散档案资料。如需摘录、复印须经档案馆同意，按有关规定办理。如利用者有违法行为，将按有关规定追究法律责任。
七、档案销毁的原则
1、档案销毁的手续
对确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导和档案部门审查签字批准后在销毁。
2、档案的销毁方法
销毁档案与销毁清册登记内容核对无误，到指定地点，两人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字。