业主资料管理作业规程（五）

业主资料管理作业规程

1、目的

规范业主资料的保管与跟踪工作，其中资料管理包括业主档案的管理、钥匙管理、办卡管理。

2、适用范围

适用于金钥匙服务中心对业主资料的保管与跟踪。

3、职责

3.1、服务中心经理负责监控业主资料保管与跟踪工作。

3.2、内勤主管负责指导和监督本规程的具体实施过程。

3.3、服务中心资料人员负责依照本规程具体实施业主档案、钥匙的保管与跟踪和卡证的办理工作。

4、程序要点

4.1、业主档案管理

4.1.1、业主档案的内容

4.1.1.1、经业主签署后的《业户登记表》。

4.1.1.2、经业主签署后的《消防安全责任书》。

4.1.1.3、《业主家庭情况登记表》。

4.1.1.4、《钥匙领用登记表》。

4.1.1.5、《业主卡办理登记表》。

4.1.1.6、《业主入住验房表》。

4.1.1.7、《二次装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

4.1.1.8、业主的有关证件复印件。

4.1.1.9、其他应保存的资料。

4.1.2、将业主的档案夹按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。

4.1.3、业主档案的跟踪：当发生下列情况变化时，档案管理员应将变化情况记录在业主档案中：

4.1.3.1、通讯电话联络方式发生变化时；

4.1.3.2、业主发生更替时。

4.1.4、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报金钥匙服务中心经理，经批准后方可查阅。

4.1.5、业主档案应永久保存。

4.1.6、将业主资料姓名、联系电话等输入乐天电脑系统中进行管理。

4.1.7、本规程执行情况作为档案管理员绩效考评的依据之一。

4.2、业主钥匙管理

4.2.1、金钥匙服务中心可以进行钥匙保管的范围

4.2.1.1、发展商交楼后，发展商未售的空置单元钥匙。

4.2.1.2、特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，又不至于给金钥匙服务中心带来额外工作的情况。

4.2.2、发展商托管的钥匙

4.2.2.1、物业接管验收工作结束后，金钥匙服务中心可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。

4.2.2.2、接管过来的钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。

4.2.2.3、钥匙的发放工作要严格做好相应纪录。

4.2.3、业主在特定情况下托管的钥匙

4.2.3.1、业主委托保管钥匙时，服务助理应按《钥匙委托协议》要求填写日期、房号、业主姓名、钥匙数量、托存原因、使用要求及联系方式等项目。

4.2.3.2、服务助理应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在《钥匙委托协议》的"业主签名"栏签名确认。

4.2.3.3、服务助理将《钥匙委托协议》复印一份交业主保管。

4.2.3.4、服务助理将接到的所托管的钥匙交给钥匙管理员保管。

4.2.3.5、管理员将《钥匙委托协议》上的房号登记在《业主托管钥匙登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

4.2.4、托管钥匙的管理

4.2.4.1、有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由金钥匙服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。并认真填写好《借用钥匙登记表》

4.2.4.2、办理钥匙退还手续时，管理员应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期及退还人。

4.2.4.3、服务中心经理应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙人员催还。

4.2.4.4、当接到丢失或损坏钥匙报告时，管理员应记录事件经过并报告服务中心经理；服务中心主管与房地产开发商／业主联系，征得同意后，采取补配钥匙措施或换锁以确保遗失钥匙单位的安全。

4.2.4.5、业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，管理员凭《钥匙委托协议》移交钥匙给领钥匙人。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主／业主指定的领钥匙人时，管理员不得将钥匙转交。

4.2.5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。

4.2.6、本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。

4.3、卡证的办理

4.3.1、业主/住户卡的办理

4.3.1.1、业主或其家人到金钥匙前台填写《业主/住户卡办理申请表》，并且提交所办理人的身份证复印件或护照复印件。

4.3.1.2、业主/住户卡每户免费办理三张，如办理更多的卡，填完表后，由前台人员指引业主到财务窗口交纳相关费用。

4.3.1.3、手续办好后，把相关资料和申请表交于资料室办理。

4.3.2、租户卡的办理

4.3.2.1、租户卡的办理，可由业主代租户办理或由业主和租户一起到前台办理，如业主未能到场，租户需携带业主的委托书过来办理，前台员工要同时与该单元业主联系确认该租户身份。

4.3.2.2、在前台填写《租户卡办理表》，提交租户的身份证复印件或护照复印件。

4.3.2.3、前台人员指引其去财务窗口交纳相关办卡费用。

4.3.2.4、手续办好后，把相关资料和申请表交于资料室办理。

4.3.3、临时卡的办理

4.3.3.1、临时卡专为业主家的司机和保姆设置，需要业主带着保姆或司机的身份证复印件，和两张一寸照片，来金钥匙前台填写《临时卡登记表》。

4.3.3.2、表格填好后，指引到财务窗口交纳相关办卡费用。

4.3.3.3、手续办好后，把相关资料和申请表交给资料室办理。

4.3.4、车证的办理

4.3.4.1、由业主或其家人携带行驶证复印件和业主卡来前台办理，并填写

《车位办理登记表》。

4.3.

4.3.4.3、手续办好后，把相关资料交于资料室办理。

5、记录

5.1、《钥匙委托协议》

5.2、《借用钥匙登记表》

5.3、《业主/住户卡办理申请表》

5.4、《租户卡办理表》

5.5、《临时卡登记表》

5.6、《车位办理登记表》

5.7、《房屋交接备忘录》

5.8、《区域防火责任承诺书》

5.9、《zz二次水电签收表》

5.10、《业户登记表》

6、相关文件