物业项目业户档案管理流程

物业项目业户档案管理流程

1、职责

（1）客服部负责业户身份资料相关信息管理。

（2）工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

（3）保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

2、工作程序

（1）管理要求

①.业户情况发生变更时，应及时修订档案。

②.业户文件资料属秘密级文件，原则上不得外借，如部门之间借阅，需得到部门主管的同意，填写相关借阅记录。

③.文件、资料要进行合理归档，分类整理。

④.档案要经常进行清理，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理。

⑤.部门须指定专人负责，做到业户档案资料既服务于工作，又不向无关人员泄露。

⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性，杜绝丢失情况。

3、档案管理

（1）当业户的第一份资料（含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息）转到项目管理中心相关部门后，按一户一档的原则，立即建立相应业户档案。

（2）为便于管理，每一份业户档案资料需同时建立目录篇（视工作需要，若资料很少，可以不做目录），档案的相关信息增减时，需同时修改目录。

（3）主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质，选择适用于本部门的业户档案管理存放方式：

①.客服部可采用挂牢分类存放等方式，便于日常频繁的查阅。

②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率，选择适合本部门工作的管理方式。

④.各部门需依据要求，于当日完成归档工作，将档案的增减登记《业户档案一览表》中，交部门主管查阅。

（4）业户发生变更后，原业户的相关资料单独存放，确认保管年限。超过保管年限后，经部门主管查阅后审批后销毁，并做好相关销毁记录。

（5）客服部主管每周一对照《业户档案一览表》，对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查，发理问题及时予以指导，签署相应评语。

（6）客服部每月5日前，将本部门上月各种档案建立及管理情况，汇总成书面报告，由部门主管批阅后，上报项目经理。

（7）项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查，分别安排在每年的三月份及九月份。

（8）相关部门借阅档案时，需经部门主管同意，办理相关手续。