香港物业管理企业接管项目时的操作流程

香港的物业管理企业在受聘担任建筑物的管业经理人时，其具体的实操工作包括以下各项：

（一）接管物业

发展商或总承建商在楼宇建成后，会将物业移交予管业公司接管，以便管业公司开展各项入伙准备工作及将已出售之单位交付予业主。这时候管业公司的工作包括：

1.行政工作

（a）为物业购买各项保险，尤其是第三者责任保险及雇员补偿保险。

（b）与各相关之政府部门联系，为即入伙的物业准备相关之配套服务，如与环卫部门相讨有关废物收集的安排，或与警察部门相讨加设警员巡逻路线等。

（c）按入伙时间表开设为管业处招聘员工，以便有足够人手处理入伙前及入伙后的管业处工作。

（d）制订住户守则，把一些管理上的规定作具体说明，或将大厦公契上一些条文作更详细的补充，以便业户日常遵守。

（e）安排各项管理服务的招标工作，如保安、清洁、绿化等。

2.财务及会计工作

（a）制订管理费预算，预计全年所需管理费开支以决定所需收取管理费水平。

（b）制订管理费预算后，便决定所应收之管埋费水平、应收管理费按金及维修基金等。

（c）此时管业公司亦须为小区开设专用银行户口，以收支管理费用。

3.接管时的工作

（a）从发展商或总承建商处索取各项最新建筑图纸，包括建筑设计图、机电图、水电图等，以便管业处工程部了解大楼各项设备，方便工程部事先准备及日后管理。

（b）向各分包承建商索取各项设备之操作手册，以便工程部了解各项设施，及开展准备工作。

（c）安排管业处员工对管理物业作深入现场了解及测试各项设施，确保入伙时各项设施运作正常。

（d）安排管业处员工与各分包承建商对各项设施及设备作联合检查及准备工作，这些设施包括：楼宇公共地方、外墙、消防系统、空调系统、机电装置、保安系统、来去水系统、气体系统、升降机／扶手梯系统、停车场监控系统、会所设施及单位内各设施等。

（e）注意所接管的物业其清洁情况如何，如清洁情况未如理想，须在交付予业主前安排开荒清洁。

（f）总承建商将业移交予管业公司，当中一定有已损坏、未如理想的部分，管业公司必须将这些部分清楚详细记录，制定一份遗漏工程项目表供总承建商作跟进修缮。

（g）如在物业项目内发现一些管理上不足或不理想的地方，须向发展商提出整改建议，以便发展商考虑及作出整改，方便日后业主使用或提高管理效果。

（h）从总承包商处接受各项设备／设施的锁匙，以便接管有关设备／设施。另亦须接收各单位的门匙，以便准备将单位交付予业主。

（i）跟进各项遗漏工程之修缮进度，并向发展商作出汇报。

（j）记录物业各项之水、电、气体之使用情况，并将从总承建商接管到管业处时的各种电表、水表及气体燃料记录表作详细记录，以便分清各方之付费责任。

（k）将总承建商留下来的各项材料，如地台砖、外墙砖、喉管等作记录及保存，以便入伙后有适当材料即时更换损坏的部分。

4.管业处即时的工作

（a）接收整个物业现场，准备交付物业予业主。

（b）制订各项工作之人手安排，如交付物业时的人手及将来入伙后的人手等。

（c）制定保安巡逻路线图及各保安岗位。

（d）按照交付使用及业户入伙之时间来制定各项工作之安排。

（e）为各项楼宇设施／设备制定相关之操作时间表。

（f）制定紧急事故之应变计划及处理程序，以应不时之需。

（g）制订紧急事故之电话联络表，以便管业处员工在紧急事故时之联系工作。

（h）从总承包商处接受各项的锁匙，以便接管有关设备／设施。另亦须接收各单位的门匙，以便准备将单位交付予业主。

（i）跟进各项遗漏工程之修缮进度，并向发展商作出汇报。

（二）交付物业

管理公司及管业处作好上述各项入伙前的工作后，便要准备将物业交付予小业主。此时的具体工作如下：

1.行政工作

（a）与相关之律师事务所联系，制定收楼时间表及安排业主支付各项管理收费等。

（b）制订业户装修指南，为业户准备装修作出清楚指引。

（c）为支付物业予业主时制定各项程序，如人手安排、现场流程、人流疏导及控制等。

（d）与警方联系，防止业户收楼时有不法分子混入现场或捣乱。

2.财务及会计工作

（a）准备印发管理费付款通知单及设立追收欠费之程序。

（b）预备管理费之各项财务资料。

（c）建立零用现金制度，方便管业处购买简单物料，提高工作效率。

3.物业交付工作

（a）在交付物业予小业主时，现场必须设置足够指示牌及告示，以便前来收楼的业主。

（b）核实前来收楼业主之身分。

（c）记录各业主之资料及紧急联络电话，以便日后沟通联系。

（d）为业主办理水、电表之转名手续。

（e）要求业主填写缴付管理费之自动转账授权书，以便将来由业主之银行户口转账缴交管理费。

（f）向业主解释“装修指南”内各项要求及需要注意的地方，方便业户入伙前之装修工作。

（g）将有关办理住户证、会所申请表或停车证等之申请程序及手续告知业主。

（h）与前来收楼之业主到单位作详细检查及进行移交手续，并纪录单位内各项有问题或损害的地方，并填写单位内之遗漏工作表。此外，须要求有关业作签名作实，签收物业之交付表。

（i）业主在收楼后，管业处须代业主向总承建商／发展商跟进各项遗漏工程之修缮进度，向相关业主汇报。

上述为一般管业公司在接管一项物业时所进行的具体工作，当然物业管理工作由于涉及的工作范围很广，并非三言两语能详细描述所有工作。事实上，管理公司／管业处在接收物业及将物业交付予业主后，仍有大量工入需要负责处理。当然，解决业户日常的居住环境问题，担当发展商与小业主间的桥梁，是物业管理企业在业户入伙初期最重要的工作。