共享办公空间怎么运营

在当今的互联网、大数据时代，在高喊“大众创业、万众创新”的背景下，“联合办公”、“共享办公”、“众创空间”等名词层出不穷，美国的We-Work、潘石屹的SOHO 3Q、毛大庆的优客工场、万科的P2上海创客中心及本文要详细解读的Linckia海星客空间等运营实体也应运而生。

在探秘之前，先解释一下何为共享办公 ( Co-working )。维基百科的解释是：共享办公是通过社交的方式集合一群人。这群人虽然是独立工作的，但是有着共有的价值观，协同作用效应通过共享同一个办公环境在工作的这群人中产生。

共享办公，作为一种新兴的工作格局，不同于商业孵化器。共享办公环境的主旨是社交、合作以及信息交流，创建社区环境的重要性远大于商业收益，这种以“共享”为核心的办公方式，与年轻一代创业者开放、分享的精神颇为契合，因此得到了年轻一代的快速认同。它从美国蔓延到世界上很多国家，备受独立创业者的喜爱。如今在中国，尤其是在上海和北京，共享办公行业正茁壮发展。现在，就让我们走近它，看它与一般概念办公楼内的办公有何区别，管理服务的重点又在哪里?

Linckia海星客是一家专注于线下共享办公空间及线上成长社群平台的创新组织，由一群共享办公和远程办公(Co-working & Remote working)的积极实践者们聚集而成。2015年初，基于空间分享主义和远程办公潮流，Linckia海星客东海社区项目在上海静安区一栋20世纪90年代的老计算机厂改造的区域内创立，目前的出租率已达95%，有一家创业公司已获两轮融资。“将不同公司相关联的团队聚集在一起，成为一个社群的集聚区”、“尚自由、共创新、齐分享、乐生活”是该社区的核心理念。入驻这个社区的大多为新媒体营销、儿童产品开发、软件技术开发、品牌策划类型的公司，办公群体多为80后、90后，他们是一群热爱“凑在一堆，合作前行”的年轻人。

客厅

笔者采访了Linckia海星客掌门人王艺女士，她透露了一些运营管理“秘籍”：

秘籍一：合理配置共享办公环境

这与传统办公楼的办公室配置有着很大的区别。共享作为配置重点，对于甚至只有一个人的公司来说，也提供相当正规的公司配套服务，资源得到最优化的配置。如：

共享会议室(从几人位到几十人位不等，预约收费制)

共享打印及复印(按张联网自动计费)

共享休息区(打盹区、咖啡区、接待区、私人通话区)

咖啡吧

私人通话区

临时打盹处

共享前台接待

接待区

客厅

秘籍二：办公位的奥秘

一层2,000平方米的办公空间，可容纳150人左右的办公位，其中总面积的35%为单人工位数(一般在空间的中间位置，无窗、平行与两边通道)，四、六人间占比 25%，剩下15%的空间用来容纳大团队。

单人工位

秘籍三：创办共享办公场所需要营造一种共享办公的社区氛围

如何让这种新的工作格局充满活力，激发各个团队的创意并且有利于项目的发展是关键。例如，开展线下活动，让这些有各种想法、创意的人聚在一起，进行思想上的交流和碰撞，让物理空间产生化学反应。那么，大家的办公场地随之又变成了活动场地。

秘籍四：更正式的办公环境和氛围，分享+协作，不孤单

相对在公寓出租房甚至家里的小创业团队来讲，这里的办公环境可以说是巨大而直观的提升。Linckia海星客地处交通极为便利的静安商圈，办公室的设计格调、办公桌椅，都给人真正上班的印象，特别是其他团队的埋头工作，或是其他团队成员正在进行着激烈讨论，都是一种激励。氛围的提升虽然不是创业的核心，但在很多时候至关重要，影响着团队的氛围、心态。而对于规模较小的一人公司、两三人公司，大家在一起工作，不会感到孤单。

秘籍五：社区经理的职责

社区经理如同社区管家，除负责诸如保洁、保安、投诉接待、报修等基本职能外，更需深入客户服务领域，挖掘客户需求，提供更好的服务。如Linckia海星客 App服务功能的提供及扩充、完善等功能。

秘籍六：建立良好的社区氛围

社区远远大于简单的物理空间，每一个会员在社区里都能找到他要的东西，享受良好的社区氛围。社区管理也是重要的一环，《社区守则》是与合同同时签订的公约。就目前来说，社区最大的矛盾还是大声讲话的噪音干扰，但总的来说，这是一群有一定修养和激情的年轻人，这些小矛盾不会影响整体健康活跃的大环境。

《社区守则》

1、本合同签订后，应于入驻起始日期当天正常营业时，办理入驻手续，领取钥匙，交纳公共物品保证金(每个办公位人民币1,000元)，服务合约签署后与首期款一起支付。请妥善保存好钥匙，如发生钥匙遗失，赔偿保证金50元;如发生公共物品损坏，则照价赔偿;保证金收据遗失，保证金将不予退还。

2、Linckia海星客共享办公空间为甲方装修配置的办公服务空间，乙方不得随意对甲方空间内的任何装修、配置和物品进行调整;如有必要，需与社区经理联系，双方协商解决。否则，甲方有权利随时终止本服务合同。

3、乙方不得随意增加办公人数，如有需要，应向甲方提出申请，购买办公位;否则，甲方有权利随时终止本服务合同。

4、合同结束时，海星客应于合同结束当日营业结束前1小时完成办公位的复原，并完成相关钥匙和押金的交接工作。如有物品遗留在办公场所，甲方不负责保管工作，遗失概不负责。

《安全须知》

1、不得在办公空间中动用明火。

2、不得在办公空间中使用1,000W以上的大功率设备。

3、在办公过程中应妥善保管好自身的贵重物品，如发生物品遗失，责任自负;离开办公场所应将自己的物品收纳到储物柜中，如发生物品遗失，责任自负。

4、在Linckia海星客办公空间内应对自身行为和安全负责，任何因其自身原因造成的人身伤害，责任自负。

若乙方及其员工出现上述行为，则甲方有权利随时终止本服务合同。

《行为准则》

1、不得在办公空间中大声喧哗，不得影响他人正常工作。

2、应注重环境整洁，不得随地乱扔垃圾。

3、不得在办公空间中用餐，用餐需在指定区域。

4、应遵守办公场地的作息时间，于熄灯前10分钟做好下班准备。

5、不得在办公空间内吸烟，在外部条件允许的情况下，请往指定吸烟点吸烟。

6、应在自己选定的办公位上办公，不得占用他人位置。

7、应爱护办公室内公共财产，如有损坏应赔偿。

8、应节约能源，不得浪费办公用品、饮品、水电等。

9、不得在办公场所内从事违反国家法律法规和社会公共道德的事情。

10、不得同时接待大量访客，访客拜访需登记;如有需要，应租赁会议室进行访客接待。

11、不得私自复制办公场所钥匙，并外借他人，一旦发现相关情况，甲方有权立即终止服务合约，服务费和保证金不予退还，并保留追究其法律责任的权利。

若乙方及其员工出现上述行为，则甲方有权利随时终止本服务合同。

最后王艺说，这是“共享办公”的一代产品，坚持“共享服务”的理念，拥有灵动敞亮的环境，提供规范的社区管理与服务，而对于将来的二代产品，寄希望于可灵活移动的办公家具、可拆分可合并的视频高技术多功能会议室、符合人体工程学的桌椅、网络专线服务及引进专业的咖啡茶点服务等。

(原载于《现代物业·新业主》2016年第7期)