物业管理项目中领导办公区域的特色服务

领导办公区域的服务几乎涵盖了物业服务的各个专业，包括安全服务、清洁服务、维修服务、接待服务等等。北方物业在多年的办公项目服务方面积累了丰富的经验，形成了规范化的接待式领导办公区域物业服务模式。

一、领导办公区物业服务岗位职责

（一）安防值班员岗位职责

1、坚守值班岗位，严格遵守岗位纪律。

2、礼貌接待来访人员，对质是否经过领导许可。

3、坚决杜绝未经许可的人员进入领导办公区域。

4、杜绝利用职务之便，引见他人进入领导区域。

5、细心留意领导办公区异常状况，必要时呼叫安防服务部支援。

6、监督出入领导区域办公人员和服务人员，发现异常及时处理。

7、严格遵守保密规定，不得故意刺探、泄露领导行程信息。

（二）接待服务人员岗位职责

1、负责领导办公室接待服务并负责反馈和回访。

2、负责协调领导办公室物业服务需求项目安排

3、负责监督领导办公室物业服务专业作业。

4、负责领导安排的档案管理和文件传送工作，负责钥匙的借出入管理工作。

5、负责传唤领导指定接见人员并做好接待工作。

6、负责根据领导偏好准备茶水早点及行程提醒。

7、负责领导安排会议的协调和准备。

8、负责布置会议室会议准备事项并做好会议服务。

9、定时开窗透气及调节室温，发现室内设施故障及时报修。

10、负责领导其他委托及代办业务工作。

11、严格遵守保密规定，不得故意刺探、泄露领导行程信息。

（三）清洁服务人员岗位职责

1、按时清洁领导办公室物品。

2、不得变动领导物品。

3、不得偷看领导办公室文件。

4、不得随意处置领导办公室废弃文件。

5、随时听候领导召唤。

6、接受领导委托事项。

二、领导办公区物业服务规程

（一）贵宾接待服务规程

1、贵宾的分类：

A、中外国家元首、政府要员。

B、中外部长级、省级主要领导及社会名流。

C、省、市、区级官员、企业总经理、本地名流、主要客户等。

2、贵宾的确定：

是由领导或区政府行政部门确定并告知。

3、贵宾的抵达前准备：

①如有VIP客人来临，应由相关部门提前发出VIP通知单至客户服务部

②客户服务部将贵宾的相关信息、特殊要求、拜访对象、行走路线告知有关部门。

③接待服务员立刻检查和安排接待房间是否做好准备，如：空调、通风、茶水、饮具等。

④清洁服务员要对房间进行重点清洁、准备相关等级的VIP用品。

⑤根据VIP的不同，提前两小时布置好鲜花、水果以及领导要求布置的物品装饰等。

4、贵宾抵达时：

①安全值班员提供标准礼仪服务，必要时安排从大门、大厅到楼层安全值班员提供标准礼仪服务。

②接待服务员提前为客人打开房间门，并站立引导客人。

③接待服务员送欢迎茶并确保茶水供应。

④接待服务员注意回避，避免客人无法与领导做私密沟通。

5、贵宾离店时：

①接待服务员应及时给VIP提供送梯服务，替客人按电梯，鞠躬送客：“欢迎再次光临，再见。”

②接待服务员必要时应一直送客人下楼，以标准姿势护送VIP乘车。

（二）接待服务仪表规范

要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

客户接待人员为做好接待工作，要掌握一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。

1.仪容

仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤（如手部、颈部等）等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

（1）发式

发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。

（2）面容

面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。

（3）颈部

颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。

（4）手部

手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。

2.仪表

仪表，是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面，它是人精神面貌的外观。

仪表，在人际交往的最初阶段，往往是最能引起对方注意的，人们常说的第一印象的产生多半就是来自一个人的仪表。一个举止潇洒、衣着得体的人总比一个衣衫不整的人给人们的第一印象要好。因为，仪表端庄、穿戴整齐者比不修边幅者更有教养，也更懂得尊敬别人，这已成了一般人的思维定势。

仪表也讲风度，风度是一个人性格、气质、文化水平、道德修养的外化，是人自身所具有的较为稳定的行为习惯的外在表现方式。如某人在言谈举止中自然表现的各种独特的语气、语调、手势、动作等等。它是人的一种下意识行为习惯，是人内在的精神世界的自然流露，装腔作势或刻意模仿只能适得其反。

3.仪态

仪态是指人的举止行为，站有站相，坐有坐相，温文尔雅，从容大方，彬彬有礼已成为现代人的一种文明标态。

（1）站姿

最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。

基本站姿为：头正，颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腹挺胸，两臂自然下垂，手指并拢自然微屈，中指压裤缝，两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开夹角成45或60，身体重心落在两脚正中。从整体上产生一种精神饱满的体态。

应注意避免的是头下垂或上仰，收胸含腰，背曲膝松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。

（2）坐姿

坐姿是接待活动中最重要的人体姿势，其包容的信息也非常丰富。一般认为坐时跷起一条腿的人显示出他相当自信，个性懒散，不容易幻想，任何私人问题或烦恼都不能使之困扰，信心形之于外；坐时双腿并拢，双脚平放地上的人则表现出他坦率、开放和诚实的特征，具有洁癖和守时的习惯，喜欢有规律地生活，按照时间表行事会觉得比较自在；坐时双脚前伸，双脚在踝部叉起，则反映出坐者希望成为中心人物，有保守且近乎愚蠢的意志，凡事喜欢求稳；坐时一脚盘在另一脚下则体现出男子的自信、豁达；女性则是膝盖并拢，体现其庄重，矜持，并且落坐动作协调，声音轻。女性先退半步然后坐下，坐椅面的一半或2/3。坐沙发时要求腰挺直，两腿垂地或微内收，背部不靠沙发背，两手自然弯曲，手扶膝部，或交叉放于大腿中前部，或一手放于大腿上另一手放于沙发扶手。气质高雅的女士可坐成S形。

（3）走姿

最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是走姿。从一个人的走姿就可以了解他的欢乐或悲痛，热情而富有进取精神或失意而懒散，以及是否受人欢迎等。

走路时目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂，前后自然摆动，前摆向里折35度，后摆向后约45度，身体要平稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动另一只手不动。

走路时，男子要显示出阳刚之美；女性款款轻盈，显出阴柔之美。女性穿裙子或旗袍时要走成一条直线，使裙子或旗袍的下摆与脚的动作显示出优美的韵律感。穿裤装时，宜走成二直线，步幅稍微加大，显得活泼潇洒。走路出步和落地时，脚尖都应指向正前方，由脚跟落地滚动至前脚掌，脚距约为自己的1.5-2个脚长。正确的走路姿势还有助于健美。

走路忌走八字步，也不要多人一起并排行走，不要搂肩搭背。在狭窄的通道，如遇领导、尊者、贵宾、女士，则应主动站立一旁，以手示意，让其先走；上下楼梯时，不要弯腰弓背，手撑大腿，不要一步踏两三级楼梯，若遇尊者，则应主动将扶手的一边让给尊者。

（4）气质

气质指的是一个人的素质，它是一个复杂的化合物。构成气质的，有与生俱来的容貌、体质、血型和微妙的遗传因素，更有后天得之的环境扭转、文化素养、审美情趣、价值观念和心理机制。

气质如同石，可雕可琢，未有尽时。然而，气质也蕴有稳定性。有不同类型的气质：质朴纯真、高雅端庄、热烈奔放、雄健粗犷，温婉恬静、冷峻和冷艳、庄重深沉、浪漫和忧郁，以及艺术家气质、哲人气质、企业家气质、领袖气质等。

从个体来看，往往可能是几种气质兼而有之，此消彼长，尔隐我现；或是一种气质占主导地位，别种气质略作补充。相异气质在一个人身上交织，能使他显示出不同的风度，更能引人注目。只有在加强自己素质的基础上，形成一定的气质，才能充分发挥一个人的仪容之类。

（5）风度

风度是美姿的展示，也是气质的显现。一般来说，风度与气质相应，气质不佳者，难以真正有好的风度；而风度，往往也取决于气质。风度需要的是自知之明，审度自己，不埋没，也不夸张。即使对自己的风度有较高的企求，也不能超离自我而拔苗助长。风度还离不开经验，所谓经验，一是技术的，二是心理的。

风度总是伴随着礼仪。一个有风度的人，必定谙知礼仪的重要，即使是气质粗犷、冷峻的人，他们一般也不会择取无礼粗鲁的自我形象。既彬彬有礼，又落落大方，顺乎自然，合乎人情--这便是现代人的潇洒风度。

4.服饰

服饰是人形体的外延，包括衣、裤、裙、帽、袜、鞋、手套及各类饰物。它们一同起着遮体御寒、美化人类的作用。服饰又是一种无声的语言，它传示着一个人的个性、身份、涵养及其心理状态等多种信息，正如莎士比亚所说的：服饰往往可以表现人格。一个人穿戴什么样的服饰，直接关系到别人对他个人形象的评价。

事实证明，服饰只有与穿戴者的气质、个性、身份、年龄、职业以及穿戴的环境、时间协调一致时，才能真正达到美的境界。

服饰穿戴选择的基本原则

（1）服饰的选择要与穿戴者所处的环境相协调。人置身于不同的环境、不同的场合就应该有不同的服饰穿戴，要注意所穿戴的服饰与外围环境的和谐。比如，身居家中，可以穿随意舒适的休闲服。办公上班，则需身着端庄典雅的职业装。

（2）服饰的选择要与穿戴者的社会角色相协调。在社会生活中，我们每个人都扮演着不同的角色。社会心理学家认为，不同的社会角色必须有不同的社会行为规范，在服饰的穿戴方面自然也不无规矩。总之，无论你出现在哪里，无论你干什么，最好先弄明白你所扮演的角色是什么，然后再考虑选择一套适合于这个角色的服饰来妆扮自己，这会使你增强自信，更会使旁人对你多几分好感。

（3）服饰的选择要与穿戴者的自身条件相协调。人们追求服饰美，就是要借服饰之美来装扮人自身，即利用服饰的质地、色彩、图案、造型和工艺等因素的变化引起他人的各种错觉，从而美化自己。我们在了解服饰诸因素的同时，必须充分了解自身的特点，只有这样，才能达到扬己之长避己之短、扬己之美避己之丑的目的。比如，身材矮小者适宜穿着造型简洁、色彩明快、小花型图案的服饰。肤色偏黄者，最好不要选与肤色相近的或较深暗的服色，如棕色、土黄、深灰、蓝紫色等，它们容易使人显得缺乏生机。

（4）服饰的选择要与穿戴的时节相协调。注重了环境、场合、社会角色和自身条件而不顾时节变化的服饰穿戴自然也是不可取的。

以上四条是服饰穿戴最基本的原则。除此之外，还应特别注意保持服饰的清洁与整齐。整洁是服饰美的根本。

5、注意事项

为塑造自身良好形象，平时要加强以下几个方面的修养。

1.注意道德品质的修养。

2.加强文化知识修养。

3.重视心理素质修养。

4.注意行为习惯修养。

5.掌握一定民族风俗。

三、领导会议服务规范

（一）会议文件分发

1.按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明会议文件等字样。

2.分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。

3.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

4.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。

（二）会议用品准备

做好会议用品的准备工作，会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。

1.会议的必备用品

一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：

（1）文具用品。如纸、笔、本册等。

（2）桌椅、台布。

（3）茶具。如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。

（4）扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。

2.会议的特殊用品

不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。例如，选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；接待性会议要准备好迎送客人的交通工具；代表会议和纪典性会议要求准备好会议开始时的国歌等音乐或乐队；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；谈判性会议要准备好签字笔等用具。此外还根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。

3.会议用品准备工作的要求

（1）制定会议用品的准备方案

在准备会议用品之前，接待人员应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，将所需物品的名称及数量详细列出。例如，召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；如果在炎热的夏季召开会议，空调冷饮等是必不可少的物品。总之，准备物品的方案考虑得越周全越好。

（2）准备物品工作应一丝不苟、认真对待

会议准备工作充分与否与接待人员是否具备一丝不苟认真细致的工作作风有着直接的关系。其实，这种工作作风是每一个接待人员最基本的职业素养。也反映出一个接待人员对待工作是否具有高度事业心和责任感。

（3）准备会议用品应当经济适用

准备会议用品应当符合会议需要。价格昂贵的物品不一定就适用。所以，准备用品时应考虑到有用、适用、好用，既不能将就凑合，以次顶好，又不可大手大脚铺张浪费。

（三）会场布置

1.会场布置的技巧

会场的布置是指接待人员对会场内的座位的布局摆放、主席台的设置、座次的安排以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。

（1）会场内座位的布局摆放应当根据会议的不同规模、主题，选择适合的形式。

?一般性会议会场的布局形式

第一，会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会场，一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定即所谓长方形扩大排列形式。

第二，一些中小型会议或较特殊类型会议则可以根据要求选择不同的布局形式。例如在会议厅召开的中小型会议，可以选择而字型、倒山字型或半圆型的布局形式，这些形式比较正规，有一个绝对的中心，即主席台和会议的主持者或发言人。因此容易形成严肃的会议气氛。

第三，一些小型日常办公会议以及小型座谈会议一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可以根据需要摆放成椭圆型、圆型、回字型、T字型、马蹄型和长方型，这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。

第四，座谈会或小型茶话会、联欢会多选择六角型、八角型或半圆型等布局形式。

第五，大型茶话会、团拜会、宴会的会场一般可摆放成星点型、众星拱月型，因为这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。

会见与会谈的布局形式

礼节性的会见与商务性会谈的会场一般在会议室或会客室里进行。根据会见或会谈的人数、身份及内容等对座位进行合理的布局。其主要形式有以下几种：

第一种：马蹄型。根据人数的多少，马蹄型又可分成三种，即马蹄A型、马蹄B型和马蹄C型

第二种：圆型

第三种：方型

第四种：长方型

一般来讲，会见会谈人数少时，多选择马蹄型，即不用会议桌，而用沙发，主宾各坐一边，主人在左，主宾在主人的右边就座。如果会见会谈人数较多，需要摆放会议桌，可选择圆型、方型或长方型等形式，但事先应画出座位摆放图，并在桌上放置座位名签，如果对方是外宾，名签应用主宾双方语种标示。所选用的圆桌或方桌是由多桌组合而成的空心式，中间空心处应适当放置些花木，花木以绿色观赏性植物为宜，其高度以不妨碍就坐人视线为标准。

（2）会场的装饰

会场的装饰是指根据会议的内容，选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等。会场的装饰要讲求艺术性。

主席台的装饰

设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。因为主席台是整个会场的中心。一般应在主席台上方悬挂红色的会标（亦称横幅），会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处（亦称天幕）可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台前或台下可摆放花卉。

会场背景的装饰

会场前景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性的会见，可多摆些鲜花，同时还可在会客室四周墙壁上悬挂几幅名人字画及有特色的工艺品等作为点缀，这样更能增添会场典雅的气氛。

色调的选择

色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调，包括主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物等。应当选择与会议内容相协调的色调，这样可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。

一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快，可以表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合于庆典性会议。

天兰、绿、米黄等色调庄重、典雅、比较适合于严肃的工作会议。

2.会场座次排列的技巧

会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。设有主席台的会议，其座次排列既包括主席台就坐的人员座次排列，也包括场内其他人员的座次排列。会场座次的排列应当合理，符合惯例。

（1）主席台人员座次的排列

由于主席台就坐的人员多是领导和贵宾，因此主席台人员座次的排列一般应按照台上就坐者职务的高低排列，以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。主持人的座次也应当根据其职务进行排列，不必排在主席台第一排的最侧边。如果是报告会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。

重大会议主席台的座次排列名单一般由接待部门负责人来亲自安排，并送有关领导审定。有的会议，领导人对座次问题有专门关照，则应按领导的意见办。

（2）会场内其他人员座次的排列

并非所有的会议都需要对会场内其他人员的座次进行排列，但如果是中型以上较严肃的工作会议、报告会议或代表会议，一般要对座次进行适当排列。

根据会议的不同要求，有不同的座次排列方法：

?横排法

横排法是指按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。选择这种方法时，应注意先排出会议的正式代表或成员，后排列席代表或成员。

?竖排法

竖排法是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

?左右排列法

左右排列法是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次的方法。选择这种方法时应注意人数，例如一个代表团或一个单位的成员的人数若为单数，排在第一位的成员应居中；一个代表团或一个单位的成员人数若是双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以保持两边人数的均衡。

（3）标识座次

座次标识是指标明会议成员座次的名签、指示牌或表格。座次一旦确定，要选择好标识座次方法。

座次标识主要有以下几种方法：

?在主席台或会议桌上摆放名签

?在与会人员出席证上注明座次（某排某号）

?印制座次图表

可以在与会成员入场之前每人发一份座次图表。主席台座次图表一般可贴在休息室，主席团成员在入场前一般先到休息室，接待人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。

以上三种方法可取其一种，也可以结合使用。

（四）会议签到服务规范

按会议签到工作的基本要求，能够完成会议的签到工作。

为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。

接待人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。

1.簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。因此，比较适合于小型会议或纪典性会议。

2.卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。一种是将预先印制好的卡片（相当于入场券）提前发给与会者，入场时，交出一张即可。另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。

签到工作的基本要求：

会议签到的目的，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。签到工作是准确统计到会人数的重要手段，做好签到工作有利于今后证实与会情况和联系工作。

此外，有些会议不一定签到，仅凭会议通知、出席证、列席证或入场券便可进入会场。有的小型内部会议，由于与会者都是接待所熟悉的人员，也可由接待在事先准备的名单上采取来一位，划一位的方式。

注意事项

1.准备签到用品要充分。

2.签到人员的组织要落实。

（五）会议设备准备

要求能够协助完成会场各种设备的操作，能够正确地发放会议用品

（一）目标

能够协助完成会场各种设备的操作，正确发放会议用品。

（二）具体做法

1.会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。接待人员应当会使用这些设备。

2.提供会场用品包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

3.会前准备，保管好、使用好。

（三）注意事项

1.设备安装要早作准备，要检查备用。

2.会议用品要按时送到会场，避免忙乱。

3.设备使用，发放会议用品应专人专职。

（六）会议服务应急协调

会议应急服务协调组织包括会场布置、会议接待，生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

1.会议组织工作头绪繁杂，环节较多；每个环节之间互相关联、互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此很讲究总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还要对整个会议通盘了解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互相补台，共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所涉及到的问题想全、想细、想具体，想到万一。

2.会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又分为纵向协调和横向协调、动态协调和静态协调。就具体协调而言，在会前准备阶段，会议的领导者和会务部门在会议时间的安排上，要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开。同时要注意具体会议时间（包括会中的分组会以及大会中的其他会议）的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听会和会会之间的衔接等等。对于会议地点的安排，除了要考虑环境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和分组讨论会的地点（会场）安排与协调。对于与会人员的协调，主要是考虑好与会人员的代表性、典型性问题。关于议题的合理安排与协调也很重要，这上问题将有专门论述，这里从略。作为会议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合，注意与会外供电、供水等有关部门的外部协调。在会议进行过程中，会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要求各部门既要做好安排内的工作，又要有全局观念，注意与相关工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想，及时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保会议按照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指挥。不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求，既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。