物业公司采购管理制度

１、目的

规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。

２、职责

１）行政管理部采购员负责物品采购工作。

２）公司各部门、各项目管理部负责物资使用计划的制订，协助物品的验收。

３）采购员负责编制公司次月采购计划。

４）财会核算部负责物资使用计划物品采购计划的审核。

５）公司总裁／执行董事负责采购计划的审批。

３、程序

１）物品采购申请范围

①凡公司为提供管理、服务所需要的有形物料、工具等、均属采购申请的范围。

②每月消耗、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件等。

③特殊情况，临时、急需所申购的材料等。

２）物品采购的申报程序

①计划采购物品的申报程序

公司/各管理部在每月２０日前，将下月物资使用权计划交于财会核算部会计。

财会核算部会计根据预算和当月物耗，在１个工作日内完成审核，将物资使用计划表交于采购人员。

采购人员汇总问部门、各项目的物资使用计划，编制下月物品采购计划表交于仓库管理员。

仓库管理员根据仓库的实际库存量和库存限额，在１个工作日内完成采购计划的审核，交于财会核算部会计主管。

财务核算部会计主管在１个工作日内完成采购计划的审核交于总裁／执行董事审批。

采购计划在每月２６日前报公司总裁／执行董事审批。

总裁／执行董事批准后，交采购员按照《采购管理制度》中的相关规定进行采购。

行政管理部将批准的采购计划表交行政主管和财务主管存档备查。

②零星物品的申购

零星物品的标准：常用物品以外的；数量较少的；仓库中没有储存的。

申购程序：填写零星物品申购单→库房审核→财务审核→总裁／执行董事审批→采购员。

③应急物品的申购程序

应急物品标准：突发性急用物品；仓库无库存。

申购程序：填写应急物品申购单→库房审核→报批→采购员。

３）物品采购时效

①计划物品的采购时效：

原则上在当月前５个工作日内完成，特殊情况报行政管理部经理、管理部经理同意后另行处理。

②零星物品的采购时效：

原则上为收到采购清单的２个工作日完成，特殊情况同上。

③应急物品的采购时效：

原则上为收到采购清单的半个工作日内完成，特殊情况同上。

４）物品采购程序

①采购员应事先询价，填写供应商资料表，附价目明细。

②行政管理部和财会核算部根据采购员提供的资料确定供应商家，做到货比三家，物美价廉。

③采购员根据审批的采购计划，在指定的商家进行采购。

④采购回来的物品及时交付验收人员验收，及进填写验收单，协同仓库保管员办理入库手续。

⑤采购价值在５０元以上物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票。

⑥采购价格在１０００元以上应以转账支票结算。

⑦大批量采购应与合格的供应商联系送货业务或定点在大型商场采购。

⑧物品采购过程中发生的费用由采购员凭原始票据到财务核算中心办理报销手续。

⑨若采购物品规格、品种或质量不符合要求，采购员负责办理退换货，并忙购买标准符合的物品满足使用部门的需求。本文来自物管学堂，转载请注明出处。